Utbildning för seniorer

 

 

Lathund för Microsoft Excel 2010

För att söka med valfri text använder du Windows kortkommando  CTRL + F

Kapitel 1

Att komma igång

Uppdaterad 2015-07-09
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Vad är en formel> <Arbetsytan> <Formelfältet> <Arbetsbladet> <Stänga och spara en arbetsbok>
<Markera en cell>  <Zooma> <Förflytta sig>

 

Formelfältet

Formelfältet består av från vänster en namnruta med en bläddringspil och ett formelfält där man kan skriva, se och kan ändra sina formler.

Vad är en formel?

Vad är då en formel? Man kan säga att det är en ekvation som hanterar data i ett kalkylblad. En formel kan utföra olika typer av beräkningar, till exempel addition och multiplikation. Men de kan även jämföra kalkylbladsvärden eller sammanfoga text. I formlerna kan du använda värden i celler från samma kalkylblad, celler från andra blad i samma arbetsbok eller till och med celler från blad i andra arbetsböcker.

Formler beräknar värden i en bestämd ordning. Först i formeln kommer ett likhetstecken (=). Då "vet" Excel att det som skrivs in efter likhetstecknet är en formel. Om du inte anger ett likhetstecken kommer det du skriver in att tolkas som text och inga beräkningar utförs.

En formel består av operander (enheter som ska beräknas) och operatorer (de kommandon som utför beräkningen). Excel beräknar formeln från vänster till höger, enligt en särskild ordning för varje operator i formeln. Du kan styra ordning genom att använda parenteser.

Exempel på en formel: =E5 * B2 + C3 ger ett helt annat resultat än E5 * (B2 + C3).

 

Arbetsytan

Arbetsytan består av kolumner och rader. Dessa bildar ett sort rutnät som kallas för celler. Ett kalkylblad består av 65 536 rader och 256 kolumner, benämnda A, B - Z, AA, AB - IV. En cell får alltså ett namn av kolumnen och radens namn och nummer, t ex A1. Längst ned på varje blad finns det ett antal flikar med andra kalkylblad.

När du ska skriva in siffror eller text i en cell, klickar du först på cellen. Det du skriver visas även i formelfältet. När du klickar på [Enter] eller en pil, flyttar du dig till en annan cell samtidigt som du kvitterar inmatningen.

 

Arbetsbladet

För att aktivera de olika bladen klickar du på flikarnas namn.


eller genom att högerklicka på flikrullningsknapparna.

För att kunna skriva in data i en cell måste du först markera cellen. Detta gör du genom att klicka i den aktuella cellen. Vill man inte skriva om hela innehållet i en cell, kan du dubbelklicka i den aktuella cellen, eller klicka i texten vid sidan om fx tecknet i formelfältet.

Vill man ta bort innehållet i en eller flera celler, använder du knapparna [Del] eller [Backsteg]

 

Stänga och spara en arbetsbok

För att spara en redan sparad arbetsbok, klickar du på verktygsknappen Spara . Du kan även använda dig av kortkommandot [Ctrl] [S]

För att stänga och spara en redan sparad arbetsbok klickar du Arkiv, Stäng Du får du en fråga om du ska spara ändringarna du har gjort. Du kan även använda dig av kortkommandot [Ctrl] [W].

Markera en cell 

När muspekaren befinner sig bland kalkylbladets celler, ser den ut som ett ofyllt kors. Klickar man i en cell markeras cellen med en kraftig, svart ram. Skriver man ett tal eller text hamnar det skrivna i den markerade cellen. När man har skrivit det man vill ha i en cell, kan man avsluta och förflytta sig på flera sätt.

  • Vill man fortsätta till cellen bredvid, trycker man på [Tabb] tangenten.

  • Vill man fortsätta till cellen nedanför, trycker man på [Enter] tangenten.

  • Vill man fortsätta någon annanstans i bladet, klickar man med musen i önskad cell

  • Vill man stanna kvar i samma cell, klickar man på den gröna bocken i formelfältet.

Zooma

Om du tycker att texten är för liten eller för stor, kan du förminska respektive förstora texten som du ser i programfönstret. Detta påverkar varken texten eller utskriften. Du ändrar zoomningen genom att klicka på listpilen på verktygsknappen Zooma:

Har man ett musdon med ett litet hjul mellan knapparna, kan man zooma med det. Håll [Ctrl] nedtryckt så ökar ett snäpp framåt med hjulet förstoringen med 10% och snäpp bakåt så minskar zoomningen.

 

Förflyttningstangenter i en arbetsbok:

 [Ctrl] [Page Up] Öppnar föregående kalkylblad i en arbetsbok
[Ctrl] [Page Down] Öppnar nästa kalkylblad i en arbetsbok

 

Förflyttningstangenter i ett kalkylblad:

[Page Up] Markören flyttas en skärmbild upp
[Page Down] Markören flyttas en skärmbild ner
[Ctrl] [Pil höger] Markören flyttas längst till höger i kalkylbladet
[Ctrl] [Pil vänster] Markören flyttas längst till vänster i kalkylbladet
[Ctrl] [Pil upp] Markören flyttas till första cellen i kalkylbladet
[Ctrl] [Pil ner] Markören flyttas till sista cellen i kalkylbladet
[Ctrl] [End] Markören flyttas längst ned till höger i bladet, till den cell där det finns eller har funnits något inskrivet
[Ctrl] [Home] Markören flyttas till början av bladet
Pilarna Markören flyttas en cell åt det håll pilen pekar

 


 

Kapitel 2

Enkla operationer

Uppdaterad 2015-07-09
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Kursiv stil, fet stil och understrykning> <Lägga till kantlinjer> <Ändra kolumnbredd och radhöjd>
<Kontrollera en formel> <Autosumma> <De fyra räknesätten> <Fyllnadshandtag> <Markera data>
<Kopiera, flytta och radera> <Sök och ersätt> <Lägga in rader eller kolumner>
<Radera valda rader eller kolumner> <Ändra kolumnbredd eller radhöjd> <Lägga in kommentarer>
<Sortera data> <Autofilter> <Formatera celler> <Formatera celler - Text> <Autoformat


Kursiv stil, fet stil och understrykning

För att göra ett cellinnehåll i fet- kursiv stil eller understucken använder du dig av verktygen Fet, Kursiv och understruken. Kortkommando:

Fet stil                        [Ctrl]  [F]
Kursiv stil                     [Ctrl]  [K]
Understruken text          [Ctrl]  [U]

Lägga till kantlinjer

För att ytterligare öka läsbarheten i din kalkyl, kan du lägga in kantlinjer som framhäver kalkylen. I fliken Start, Gruppen Tecken finns verktyget kantlinjer

För att helt ta bort samtliga kantlinjer, markerar du cellområdet och klickar på det övre, vänstra alternativet eller använder dig av radergummit i verktyget Kantlinjer.

 

Ändra kolumnbredd och radhöjd

För att ändra kolumn­bredden sätter du markören t ex mellan etiketterna A och B för att göra A större. Du får då fram en dubbelpil. Håll nere vänster musknapp och drar åt höger. Sak samma är det om du ska öka bredden mellan raderna. Sätt markören t ex mellan ettan och tvåan så att du får en dubbelpil. Håll nere vänster musknapp och dra nedåt.

Kontrollera en formel

Detta gör du genom att dubbelklicka i cellen med formeln. Då visas med en färgmarkering de celler vars värden på något sätt ingår i formeln.

I tidigare versioner av Excel så kunde man bara summera med knappen Autosumma (Summa). I denna version kan du klicka på listpilen som finns sidan om Autosumma och sedan välja mellan Summa, Medel, Antal, Max eller Min.

Autosumma

Istället för att göra en formel i A6 som är =A1+A2+A3+A4+A5 så kan du istället använda funktionen Autosumma när du vill summera många tal.

Ställ markören i cell B6 och tryck på knappen Autosumma.

Excel skriver då formeln: =SUMMA(A1:A5)
Avsluta formeln med Enter.

 

De fyra räknesätten

Multiplikation

För att multiplicera talen som står i cell C3 och C5 skriver du =C3*C5.  Ska du multiplicera cellerna C3, C4 och C5 skriver du =C3*C4*C5. Har du två tal som ska multipliceras med varandra t ex 11 och 22 och som inte står i olika celler, skriver du =11*22. Har du en cell med ett värde som ska multipliceras med tal t ex 22 skriver du =cellens namn * talet.

Subtration

För minska talen som står i cellerna C5 och C4 skriver du =C5-C4. Har du två tal som ska subtraheras med varandra t ex 22 och 11 och som inte står i olika celler, skriver du =22‑11.  Har du en cell med ett värde som ska subtraheras med ett tal, skriver du =cellens namn - talet.

Division

För att dividera två tal med varandra använder du tecknet / T ex =C5/C4. Har du två tal som ska divideras med varandra t ex 22 och 11 skriver du =22/11.
Har du en cell med ett värde som ska divideras med tal, skriver du =cellens namn / talet.

Tänk på alla formler där parenteser ingår, görs beräkningen inifrån den innersta parentesen och utåt.

Uppgift 2.4a

Öppna arbetsboken Resekalkyl Teneriffa”. Beräknar hur mycket som du måste spara per månad under 12 månader för att kunna finansiera resan. Har du gjort rätt så får du fram att du måste spara 1021 kr per månad.

Uppgift 2.4b

Öppna arbetsboken "F-rapport". Skriv in talet 200 i cellen B2. Dubbelklicka i cellen B6 och se vilka celler som ingår i formeln.

Vi har här lagt till ett tal ovanför de andra cellerna, efter att vi har summerat de andra cellerna. Det nya talet kommer inte med i slutsumman.

Uppgift 2.4c

Öppna arbetsboken "Verktygsbolaget" och summera ner värdena på rad 13 för respektive kolumn. Använd dig av Autosumma-funktionen och se vad som händer.

Excel vill summera ihop cellerna D6 tom D12. Felet är att cellen D6 är en rubrikrad och ska därför inte ingå i summeringen. Det nu måste göra är att markera cellerna D7:D12. Detta gör du med vänster musknapp nertryckt. När du är klar trycker du på [Enter] tangenten, eller drar ner det markerade området så att det endast täcker d7:d12.

Fyllnadshandtag

När en cell är markerad visas ett fyllnadshandtag i cellens nedre högra hörn. Genom att dra i handtaget kopieras formeln till andra celler. Använd dig av fyllnadshandtaget för att kopiera formler.

Uppgift 2.5a

Öppna arbetsboken Fyll.  Summera cellerna B4 och B7 samt cellerna D4:D11 och F4:F11. Använd fyllnadshandtaget för att kopiera över formeln.  Vad har hänt? Spara EJ dessa ändringar.

Uppgift 2.5c

Öppna arbetsboken till Lånekalkyl”.  Räkna ut formlerna.

Amortering: Lån / Tid, år
Räntekostnader: Ränta * lån
Totalt: Amortering + Räntekostnader

Markera data

Markera en eller flera celler

För att kunna skriva in data i en cell måste du först markera cellen. Detta gör du genom att klicka i den aktuella cellen.
För att markera flera celler håller du ner [Ctrl] och vänsterklickar i den/de celler som ska markeras.
För att markera en hel rad, vänsterklicka du på radnumret och för att markera en hel kolumn klickar du på kolumnbokstaven.
För att markera ett cellområde markerar du första cellen, håller nere [Shift] och klickar på den sista cellen som ska vara markerad.

Markera med tangenter

Ska ett mindre cellområde markeras kan det vara lämpligt att använda tangenterna i stället för musen.
[Shift] [Pil höger]
            Markerar cell för cell, gäller även de övriga piltangenterna.
[Shift] [Ctrl]
[pil höger]   Markerar ett sammanhängande cellområden radvis. Pil nedåt markerar kolumnvis

Uppgift 2.8b

Öppna arbetsboken "Fyll". Markera hela det område som ska summeras samt den rad som där resultatet ska visas. Se bild nedan. När du har markerat området klickar du på [Autosumma]

Stäng dokumentet

Uppgift 2.8c

Öppna arbetsboken "Fyll". Markera kolumnerna D, F, H, J, L som nedan.

Klicka en gång på Autosumma knappen. Stäng utan att spara.

Kopiera, flytta och radera

Klippa ut

Vill du flytta text eller värden till en annan plats i kalkylarket, markerar du cellen/cellerna. Klickar på verktyget Klipp ut.
Du kan också använda dig av kortkommandot [Ctrl] [X]

Därefter markerar du cellen där du ska ha innehållet och klickar på verktyget Klistra in . Du kan också använda dig av kortkommandot [Ctrl] [V]

Kopiera cellinnehåll

Vill du vill kopiera text och värden, markerar du cellen/cellerna som ska kopieras.  Klickar på verktyget Kopiera

Du kan också använda dig av kortkommandot [Ctrl] [C]

Ett annat sätt finns också. Du kan markera de aktuella cellerna, hålla nere höger musknapp, samtidigt som du flyttar markeringen dit till den cell där du ska ha innehållet. När du sedan släpper musknappen, får du en fråga om du ska kopiera eller flytta informationen.

Kopiera blad till en annan arbetsbok

Du kan också kopiera eller flytta ett blad från en arbetsbok till en annan arbetsbok.

Du gör detta genom att ställa markören i den bladflik som du vill kopiera. Högerklickar i fliken. Klickar på alternativet Flytta eller kopiera.

Där klickar du på listpilen och väjer (ny bok) . Här kan du också välja en redan befintlig arbetsbok, men den måste vara öppen för att finnas med i listan för Till bok:

Om ett blad kopieras till en ny arbetsbok, behöver du inte bestämma var i den kopian ska hamna. Glöm inte att markera att en kopia ska skapas, längst ned till vänster.

Avsluta med OK. Den nya arbetsboken erhåller det kopierade bladet.

Kopiera blad inom samma arbetsbok

Har du gjort en kalkyl i ett blad som du kan ha nytta av i ett annat blad så kan du kopiera bladet genom att hålla ner [Ctrl] samtidigt som du drar musen till höger.

Vi har i detta exempel kopierat Blad1. Som du märker så får det kopierade bladet samma namn som Blad1. Nu kan du i efterhand ändra namnet genom att dubbelklicka på bladfliken. Namnet blir då markerat.

Radera:

För att radera en cells innehåll, markerar du cellen/cellerna och trycker på knappen [Delete]

Sök och ersätt

Sök cellinnehåll

Sökfunktionen kan används när du vill söka upp ett visst ord eller fras. Klicka på Sök och marker eller använd kortkommandot [Ctrl] [B]. Klicka på Sök nästa för att komma till nästa sökord.  Genom att klicka på knappen Alternativ, så kan söka med avancerade sökvillkor.

Lägga in rader eller kolumner

För att infoga/ta bort rader/kolumner högerklickar man antingen på radnumret eller på kolumnbokstaven. Man får du upp ett fönster där man kan välja att antingen Infoga eller Ta bort.

Radera valda rader eller kolumner

För att infoga/ta bort rader/kolumner högerklickar man antingen på radnumret eller på kolumnbokstaven. Man får du upp ett fönster där man kan välja att antingen infoga eller ta bort.

Ändra kolumnbredd och radhöjd

För att ändra kolumn­bredden sätter du markören t ex mellan A och B för att göra A större. Du får då fram en dubbelpil. Håll nere vänster musknapp och drar åt höger. Sak samma är det om du ska öka bredden mellan raderna. Sätt markören t ex mellan ettan och tvåan så att du får en dubbelpil. Håll nere vänster musknapp och dra nedåt.

Lägga in kommentarer

Du kan lägga in dina egna kommentarer i respektive cell. Detta gör du genom att högerklicka på cellen. Klicka på Infoga, Kommentar. Namnet som kommer på första raden hämtas från dina inställningar.  För att läsa din kommentar sätter du markören på den röda trekanten somr har skapts i cellen när du la in din kommentartext.

För att ta bort eller redigera kommentarer, högerklickar du i den aktuella cellen, och där väljer du det du vill göra.

Sortera data

Sortera

Datasorteringen utgör en viktig del av dataanalysen. Du kanske vill sortera en lista med namn i alfabetisk ordning, skapa en lista med lagernivåer för produkter och sortera den i fallande ordning eller sortera rader baserat på färger eller ikoner. Om du sorterar informationen blir det ofta lättare att snabbt överblicka och förstå informationen, ordna och hitta den information som du behöver, samt att fatta mer välgrundade beslut.

Sortera en kolumn i en tabell

Markera en kolumn med alfanumeriska data i ett cellområde eller kontrollera att den aktiva cellen finns i en tabellkolumn som innehåller alfanumeriska data.

Klicka på Sortera och filtrera i gruppen Redigering på fliken Start. Gör något av följande:

  • Om du vill sortera i stigande alfanumerisk ordning klickar du på Sortera från A till Ö.
  • Om du vill sortera i fallande alfanumerisk ordning klickar du på Sortera från Ö till A.
Anpassad sortering

Klicka på Sortera och filtrera i gruppen Redigering på fliken Start. Klicka på alternativet Anpassad sortering.

Du får nu fram dialogrutan Sortera. Här väljer du de kolumner du vill sortera efter. För att lägga till flera kolumner klickar du på Lägg till nivå.

Uppgift 2.16a

Öppna arbetsboken "Sparklubben Kanarieöarna". Infoga en ny rad mellan raderna fem och sex med nedanstående uppgifter samt räkna det insatta beloppet.

Sortera namnen i fallande ordning. Först i Efternamn och därefter i Förnamn.

Sortera namnen i fallande ordning. Först i Efternamn och därefter i Förnamn.

Uppgift 2.16b-h

Öppna nedanstående arbetsböcker en i taget och lös problemen:

"Formelövningar", "Kopieringskostnader", "Varuinköp", och "Café Vintersol".

Autofilter

Att använda Autofilter för att filtrera data är ett snabbt och enkelt sätt att söka efter och arbeta med en delmängd data i ett cellområde eller tabellkolumn.

Du kan söka efter text och tal när du filtrerar, med hjälp av rutan Sök i filtergränssnittet.

När du filtrerar data döljs hela rader om värden i en eller flera kolumner inte uppfyller filtreringsvillkoren. Du kan filtrera på numeriska värden eller textvärden eller så kan du filtrera efter färg för celler där färgformatering används för bakgrunden eller texten

För att aktivera autofilter så ställer du muspekaren i det aktuella området, klickar på menyn Data, gruppen Sortera och filtrera, verktyget Filter.

Uppgift 2.17a

Öppna arbetsboken ”Provis”. Sortera listan enligt följande ordning:

1.  I säljare med stigande ordning

2.  I Region med fallande ordning

 

Formatera celler

När du skriver in ett tal i en cell kommer detta bli formaterat som ett standardformat. Excel försöker alltid använda rätt format på det tal du skriver in. Skriver du ett datum så blir det formaterat som ett datumfält, skriver du in procent blir cellen formaterad som procentfält.

Du har tillgång till fem ekonomiska formateringsverktyg

Under Start, gruppen Tal, kan du också ändra dina formateringar på värdena. Du vill kanske ha en tusendelavgränsare och två decimaler på dina värden. För att göra väljer du den Kategorin som passar.

Om du behöver skapa en serie med tal, datum eller text, kan du göra detta enklast med fyllnads handtag. Skapa nedanstående lista.

Markera cellerna i resp. kolumn (rad 3 + ev. rad 4) och dra med fyllnadshandtaget nedåt och se vad som händer.

Om du har en cell, där det står "januari" och vill kopiera ner den till de 15 närmsta cellerna, med samma innehåll d v s "januari", kan du inte använda dig av fyllnadshandtaget. Du måste då använda dig funktionen Fyll. Du markerar det område som du vill fylla, klickar på något av alternativen.

Klickar på fliken Start, gruppen Redigera och där väljer du verktyget Fyll.

 

Formatera celler - Text

Textstorlek och teckensnitt

För att ändra teckensnitt och storlek använder du dig av verktygen Teckensnitt och Teckenstorlek. Klicka på respektive listpil för att får fram olika alternativ

Färg på teckensnitt

För att ändra färg på teckensnittet använder du dig av verktyget Teckenfärg.  Markera texten som du ska färgändra och klicka på listpilen sidan om Teckenfärgknappen

Justera textens orientering

Celler som innehåller siffror blir alltid högerjusterade. Celler med text och text med tal blir vänsterjusterade. För att ändra på detta använder du dig av verktygen Vänsterjustera, centrera och högerjustera.

För att kunna skriva två rader i en cell, måste du ange att du vill kunna göra ett radbyte. Detta gör du genom att klicka på Start, gruppen Tal. Du får du fram dialogrutan Formatera celler, fliken Justering.

I denna dialogruta kan du också centrera texten Horisontalt och Vertikalt.  Du kan också klicka på Alt + Enter för att göra en radbrytning i en cell

Under Orientering kan du vinkla texten efter behov. Du kan den lodrät eller vågrät.

Autoformat

Med hjälp av Autoformat kan du använda färdiga formateringar för dina kalkyler. Denna funktion ligger under fliken Start, gruppen Format, verktyget Formatera som tabell. Du kan där välja mellan ett antal olika färdiga format mallar.


Kapitel 4

Utskrift

Uppdaterad 2015-07-13

1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

<Arbetslägen> <Utskrift av enkla kalkylblad> <Förhandsgranska sidbrytning> <Skriv ut stödlinjer>
<Utskrifts av rubriker i en arbetsbok> <Förhandsgranska> <Manuell sidbrytning>

 

Arbetslägen

Det finns tre olika arbetslägen. Dessa är;

    
          A        B        C

A – Normal, B – Sidlayout, C – Förhandsgranska sidbrytning

Utskrift av enkla kalkylblad

Förhandsgranska

Innan man gör en utskrift bör du förhandsgranska arbetsboken. Detta av många orsaker, en är marginalerna. För att förhandsgranska ett kalkylblad klickar du på Office-knappen eller Start­knappen för Excel 2010. Där väljer du Skriv ut, Förhandsgranska.

A – Utskriftsformat

B – Marginaler och Zooma

Utskriftsformat

Börja med att visa marginalerna. Ta sedan fram sidan Utskriftsformat. 

Orientering: Välj mellan liggande och stående.

Skalning: Förstorar eller förminskar kalkylbladet eller markeringen när du skriver ut så att innehållet får plats på angivet antal sidor.

Förstora/förminska till: Om du väljer Förstora/förminska till kan du ange ett procentvärde i rutan % av normalstorlek

Passa: Om du väljer Passa kan du ange ett värde i rutan s. bredd och i rutan i höjd. Om du vill utnyttja hela papperets bredd och använda så många sidor som behövs skriver du 1 i rutan s. bredd och lämnar rutan i höjd tom

 

Utskrift av rubriker i en arbetsbok

Klicka på fliken Sidlayout i menyfliksområdet.

Markera kryssrutan Skriv ut under Rubriker i gruppen Alternativ.

 

Manuell sidbrytning

För att göra en manuell sidbrytning klickar du på fliken Sidlayout, gruppen Utskriftsformat, Brytningar.     

 

Förhandsgranska sidbrytningar

Vyn Förhandsgranska sidbrytningar är särskilt praktisk när du vill se hur andra ändringar du har gjort (till exempel sidorienterings- och formateringsändringar) påverkar de automatiska sidbrytningarna.

 Klicka på fliken Visa, Förhandsgranska sidbrytning i gruppen Arbetsboksvyer.

Om du vill flytta en sidbrytning drar du den till en annan plats
  • Om du vill infoga en lodrät eller vågrät sidbrytning markerar du en rad eller kolumn nedanför eller till höger om den plats där du vill infoga sidbrytningen, högerklickar och klickar på Infoga sidbrytning på snabbmenyn.

  • Om du vill ta bort en manuell sidbrytning drar du sidbrytningen bort från förhandsgranskningsområdet för sidbrytningar.

  • Om du vill ta bort alla manuella sidbrytningar högerklickar du i en cell i kalkylbladet och klickar sedan på Återställ alla sidbrytningar på snabbmenyn.

·         Om du återgår till vyn Normal efter att du är klar med sidbrytningarna klickar du på Normal i gruppen Arbetsboksvyer på fliken Visa.

Skriv ut stödlinjer

Om du vill att de utskrivna kalkylbladen och arbetsböckerna ska bli enklare att läsa kan du skriva ut dem med stödlinjer runt om cellerna. På fliken Sidlayout, gruppen Alternativ markerar du Skriv ut under Stödlinjer.

Uppgift 4.2e

Öppna arbetsboken Produktion”. Lägg in manuella sidbrytningar mellan raderna 19 och 20, mellan 30 och 31 samt mellan 53 och 54.

Förhandsgranska dina sidbrytningarna.


Kapitel 5

Absoluta referenser

Uppdaterad 2015-07-09
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Absoluta referenser>

Absoluta referenser.

Som du nu känner till är det formler som utför operationer som addition och multiplikation. Formler kan också kombinera värden och referera till andra celler, i samma kalkylblad, andra blad i samma arbetsbok eller celler som finns i andra arbetsböcker. Referensoperatorerna gör det möjligt att skapa referenser mellan celler, till celler och att kombinera flera referenser. Det finns två olika referensoperatorer i Excel, kolon och semikolon.

Kolon

När du använder kolon, innebär detta att du inkluderar all data i det område du refererar till. I funktionen =SUMMA(A1:G20) inkluderas samtliga värden i området mellan A1 och G20.

Genom att använda kolon istället för plustecknet i summa-funktionen kan du således summera både på längden och tvären utan att behöva skriva in varje enskild cell som ska summeras. Kolon är därför mycket användbart när du arbetar med funktioner i större dokument.

Semikolen

Semikolon används för att ta fram ett värde av två utvalda referensområden. Du kan alltså särskilja två referenser med hjälp av ett semikolon. Inget annat än de referenser du namngett kommer att visas i din formel =SUMMA(A1:G20;J1:K20)

Vad du nu talat om är att du vill ha värdet i de två namngivna områdena och inte något däremellan. På detta sätt kan du välja ut information från de referenser du är intresserad av.

Förstå och använda relativ- och absoluta referenser

kopieras. Referenser är som standard relativa och därför måste du skriva dollartecken, på det sätt som visas i nummer 2 i exemplet, när du vill använda en absolut referens.

Anta att du får kuponger som beviljar dig till 7 % rabatt på hyrvideor, biobiljetter och CD-skivor. Om du vill ta reda på hur mycket du sparar under en månad om du utnyttjar den här rabatten använder du en formel som multiplicerar utgifterna under februari med 7 %.

Skriv rabattsatsen 0,07 i den tomma cellen D9 och sedan en formel i cell D4, som börjar med =C4*. Skriv därefter ett dollartecken ($) och D för att ange en absolut referens till kolumn D, och $9 för att ange en absolut referens till rad 9. Den här formeln multiplicerar värdet i cell C4 med värdet i cell D9.

Kopiera sedan formeln från cell D4 till D5 med hjälp av fyllningshandtaget . När formeln kopieras, ändras den relativa referensen från C4 till C5, medan den absoluta referensen till rabattsatsen i cell D9 inte ändras utan förblir $D$9 på alla rader som den kopieras till.

 1. En relativ cellreferens ändras från rad till rad.

 2. En absolut cellreferens refererar alltid till D9.

 3. Cell D9 innehåller värdet för en 7-procentig rabatt.

Formler som vid kopiering låter sig förändras på detta sätt, kallas för "relativa referenser"

Även om det i de flesta fall är bra att Excel anpassar formelkopior, är det inte alltid önskvärt att cellreferenserna ändras vid kopiering. Ett exempel på detta är när värdet du ska multiplicera med ligger i en annan cell.

Cellreferenser som du vill ha oförändrade kallas för "absoluta referenser".  Dessa skrivs med $-tecken före kolumn- och radnummer. Istället för att skriva $-tecken kan man efter respektive cellnamn trycka på funktionstangenten F4.

Uppgift 5.1a

Öppna arbetsboken Tryckning”. Räkna ut fördelningen i procent för kolumnerna C och E. Använd dig av fyllnadshandtaget när du ska kopiera formeln.

Uppgift 5.1b

Öppna arbetsboken Sportdax”. Räkna ut fördelningen av den totala intäkten (F9) i procent per produkt, per kvartal och totalsummor. Använd dig av fyllnadshandtaget när du ska kopiera formeln.

Uppgift 5.1c

Öppna arbetsboken Kalkyl för lån.  Använd dig av fyllnadshandtaget när du ska kopiera ner formlerna.

Ränta betalas kontant per den siste dec.

·     Amortering sker med 10 % på startbeloppet vid varje årsskifte

·     Exp. avgiften betalas kontant en gång per år.

·     Hur mycket har lånet "kostat" när det är slutbetalt?

 


Kapitel 6

Diagram

Uppdaterad 2015-07-14

1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Tabell och cirkeldiagram> <Specialdiagram> <Formatera sidoytor> <Formatera diagramområde> <3D Rotation>

Tabell och cirkeldiagram

Det finns två grundläggande typer av diagram, nämligen:

Diagramblad är ett diagram på ett separat blad i din arbetsbok. Excel skapar själv en egen flik.

Inbäddat diagram har fått sitt namn eftersom det är en del av ditt kalkylblad. D v s diagrammet ligger tillsammans med kalkylen.

Uppgift 6

Öppna arbetsboken Försäljning 2014

Ställ markören någonstans i kalkylen

Klicka på menyn Infoga. I gruppen Diagram väljer du diagramtypen stapel, grupperad 3D-stapel.

I menyn Diagramverktyg gruppen Design har du möjligheter att ändra färg på staplarna, ändra layouten via gruppen Snabblayout, eller växla rad och kolumn.

Vi ska nu inte använda dessa verktyg utan själva ändra diagrammet som vi vill ha det.

Formatera sidoytor

Högerklicka någonstans mellan linjerna i sidoytorna. Du får du fram en snabbmeny och där väljer du alternativet Formatera sidoytor.

 

Här väljer vi Toning, Färg, Typ Riktning och Vinkel

 

Formatera diagramområde

Högerklicka på diagramområdet. I snabbmenyn väljer du alternativet Formatera Diagramyta. Här väljer vi alternativet Toning.

3D Rotation

Högerklicka i Diagramområdet. I dialogrutan Formatera diagramyta väljer du 3D-rotation. Här sätter du att axeln X ska vara 100° och Y 90°

 

 

Formatera dataserie

Högerklicka på en av staplarna. I snabbmenyn väljer du alternativet Formatera dataserie. I dialogrutan Formatera dataserie väljer du Figur, cylinder och under Fyllning väljer du Toning.

Formatera förklaring

Högerklicka på en förklaringstext. I snabbmenyn väljer du alternativet Formatera förklaring. I dialogrutan Formatera väljer du Alternativ för förklaring, och där väljer du Nederkant.

Formatera rubrik

Högerklicka på en rubriktext. I snabbmenyn väljer du alternativet Formatera diagramrubrik. I dialogrutan Formatera diagramrubrik väljer du Kantlinjefärg, och där väljer du Heldragen linje med röd färg

Formatera datapunkt

 Klicka två gånger med vänster musknapp i Juli-stapeln. Den har nu blivit markerad. Nu ska du högerklicka i den och i snabbmenyn väljer du alternativet Formatera datapunkt. I dialogrutan väljer du Fyllning, Toning.

 

 

Uppgift 6.1a

Öppna arbetsboken Försäljning 2013b

Gör ett 3D cirkeldiagram på ett eget diagramblad som illustrerar ett företags försäljning per kvartal. Infoga även procentuella andelen samt vilket kvartal som avses för respektive ruta.  

Uppgift 6.1c

Skriv in nedanstående lista. Spara det som Intäkter för Stora bolaget.

  1. Skapa ett stapeldiagram som visar Total försäljning per månad

  2. Skapa ett stapeldiagram som visar Försäljning per månad och region

  3. Skapa ett stapeldiagram som visar Total försäljning per region

  4. Skapa ett cirkeldiagram i 3D som visar Total försäljning per region. Visa etiketter och procent. Drag ut tårtbiten "Ost" en cm och tona den.

Specialdiagram

Vi ska är se hur man kan skapar Tidsdiagram, Diagram med saknad data, Bubbeldiagram och Gantt diagram.

Öppna arbetsboken "Extra diagramövningar".

Tidsdiagram

 

Värde diagram

 

Bubbeldiagram

Gantt diagram

 

Gantt diagram

 

 

 


 

 

Kapitel 7

Register

Uppdaterad 2015-08-23
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Filter> <Anpassad sortering> <Avancerat filter> <Regler för textvillkoren> <Filter med beräknade villkor> <Delsummor> <Funktionsguiden> <Automatisk bearbetning> <Konsolidering> <Konsolidera efter position>


Utöver kalkyler kan Excel även hantera register eller som vi dagligt tal kallar det för, databaser. En databas skrivs på ett vanligt kalkylblad, men du kan bara ha en databas på varje kalkylblad.

I databasernas underbara värld finns några termer som kan vara bra att känna till:

Databasområde: Det område på kalkylbladet där själva uppgifterna finns
Post:  En post är en individ i registret, motsvarande ett kort i ett kortregister. Exempelvis är en person en post i ett personregister. I Excel står varje post på en rad.
Fält: Fält är de olika informationsbitarna i en post. T ex kan ett fält innehålla namn och ett annat fält telefonnummer. I Excel motsvaras fälten av kolumner. Ett fält kan även vara beräknat utifrån andra fält i posten, och innehåller då en formel.

Filter

Med hjälp av ett filter kan du selektera ut de poster som man är intresserade av. Det kan t ex vara ett speciellt postnummerområde eller ett visst efternamn. Med hjälp av Autofilter, kan du snabbt ta fram vissa intressanta delar ur en stor databas.

Öppna arbetsboken "Betyg". Ställ markören i det översta området, klicka därefter på menyn Start, gruppen redigering, Sortera och filtrera. Där väljer du alternativet Filter.

Nu har det placerats listpilar på varje kolumnetikett. För att göra en selektering, klickar du på en listpil. Du får du fram en förteckning över filtervillkor.

Uppgift 7.1a

Gör två fristående urval:

  • Filtrera listan så att endast de med 41 poäng visas i Prov-1.

  • Sortera listan så att det högsta provvärdet i prov3 kommer överst

Anpassad sortering

Du har själv möjlighet att anpassa din lista efter dina önskemål. Detta gör du genom att först aktivera filter, därefter klicka på en listpil.

  

Där väljer du Anpassad sortering. (Här kan det även stå Sortera efter färg)

Uppgift 7.2a

Sortera listan i efternamn, förnamn och det högsta resultatet överst i prov 1. Detta ska ske i en sortering

Avancerat filter

För att skapa ett avancerat filter måste du först skapa ett villkorsområde, som är ett speciellt område som ska vara skiljt från listan. Det kan placeras var som helst i kalkylbladet.

Ett villkorsområde består av minst två rader, där den första raden innehåller en exakt kopia av kolumnetiketterna och den andra och nedåt innehåller önskade sökvillkor i respektive cell. Flera villkor på samma rad innebär att ett av de angivna villkoren måste uppfyllas.

 

Regler för textvillkoren

A                   kommer samtliga poster som börjar med A att visas

A*n                kommer samtliga poster som börjar på A och som innehåller bokstaven n att visas

Andersson       kommer samtliga Andersson att visas

A???e             visas samtliga poster som börjar med A, och där den femte bokstaven är ett e

=”=A???e”       visas samtliga poster som börjar med A, och slutar med n och består av fem tecken

<E                 visas samtliga poster som börjar med A och slutar med D

>S                 visas samtliga poster som börjar med T till och med Ö

När villkoren är inskrivna, ställer du markören i listan, klickar på menyn Data, gruppen Sortera och filtrera, Avancerat.

 

Listområdet blir nu också markerat. Klicka nu i rutan Villkorsområde i dialogrutan Avancerat filter. Nu markerar du villkorsområdet, i detta fall A1:G2. När du är klar klickar du på knappen OK.

För att återställa listan klickar du på verktyget Tag bort.

Uppgift 7.3a

Öppna arbetsboken "Betyg". Sök upp de elever som har radnummer 3 och större och vars efternamn sluta på "son" samt de som har mer än 45 poäng i totalkolumnen.

Uppgift 7.3b

Öppna arbetsboken "Lönestatistik". Den innehåller ett företags anställda och det är dags för löneförhöjning. Som kriterier för löneförhöjningen gäller att följande personer ska ha högre lön:

  1. Alla anställda som anställdes före 1995-09-30

  2. Alla män som tjänar under 14 500 och anställts före 1996-01-01

  3. Alla kvinnor som tjänar under 14 000 och anställts före 1997-01-01

  4. Samtliga förutsättningar gäller endast för Malmö

Samtliga personer som uppfyller dessa tre kriterier ska alltså ha löneförhöjning. Ta fram en rapport till personalavdelningen.

 

Filter med beräknade villkor

Beräknade villkor är mer komplicerat än en enkel jämförelse av kolumnens värde. Det behövs ingen beräkning om du ska ta fram värden som överstiger en viss summa. Men om du ska ta fram alla värden som överstiger medelvärdet måste du först ta fram medelvärdet och därefter söka på värden som är större än medelvärdet.

Det du måste tänka på är att kolumnrubriken ovanför beräknat villkor INTE får vara en kopia av kolumnrubriken i listan och att alla referenser till cellen i listan måste vara relativa och referenser till cellen utanför listan måste vara absoluta.

Uppgift 7.3c

Öppna arbetsboken Lönsestatistik och ta fram samtliga löner som är större än medelvärdet i listan.

 

7.4    Delsummor

Du har möjligheter att göra delsummor i en kalkyl, antingen manuellt eller automatiskt.  För att du ska kunna använda den automatiska delsummeringen måste din kalkyl vara ordnade i kolumner med rubriker samt vara ordnade så att de värden som ska delsummeras måste vara grupperade (sorterade).

Formelns uppbyggnad: DELSUMMA(funktionsnummer; ref1:ref2;…)  där funktionsnummer står för:

1. MEDEL         

2. ANTAL

3. ANTALV

4. MAX

5. MIN

6. PRODUKT

7. STDAV

8. STDAVP

  9. SUMMA

10. VARIANS

11. VARINASP

 

 

7.5    Funktionsguiden

Funktionsguiden hjälper dig att skapa en funktion utifrån dina förutsättningar. För att starta funktionsguiden, klickar du på listpilen sidan om knappen Autosumma.          

 

I listrutan väljer du alternativet Fler funktioner.

Du har nu fått fram dialogrutan Infoga funktion.

Där väljer du en kategori från listrutan. Funktionsnamnen grupperade efter kategori visas då i rutan Funktionsnamn nedan. Om du in kan hitta specifik funktion väljer du Alla i den ner rullningsbara listrutan så visas samtliga tillgängliga i rutan Funktionsnamn.

Du har nu fått fram dialogrutan Funktionsargument. Nu är det bara att ange de celler och värden som är inblandade i beräkningen.

Uppgift 7.5a

Vi ska börja med att öppna arbetsboken "Delsumma". Sortera listan i Orts-ordning. Du ska nu göra en delsummering för januari. Du kan antingen göra summeringen med hjälp av funktionsguiden eller skriva in formeln direkt.
=DELSUMMA(9;C4:C13).

Därefter gör du en Autosummering för februari. Lägg märke till de summer som du får fram på respektive månad.

Selektera nu bort samtliga kontor utom Malmö. Vad händer med summeringarna?  Tag bort sumeringen och filtret.

7.6 Automatisk bearbetning

Du ska nu låta systemet göra dina delsummeringar. Du ska lägga in en delsumma per regionkontor samt kunna få möjligheten att välja vilka kontor du vill se, ett, två eller alla kontoren eller kanske endast slutsumman. Observera att listan måste vara sorterad.

Uppgift 7.6a

Ta fram ursprungsboken ”Delsumma, ställ markören någonstans i kalkylen. Klicka på menyn Data, i gruppen disposition klickar du på Delsummor.

För att få en delsummering per Ort, måste du nu tala om detta för systemet. Detta gör du genom att i rutan Vid varje förändring i och där letar upp rubriken Ort.

Under Använd funktion:  anger du den funktion som du vill använda. I denna uppgift ska vi summera varje ort, därför använder vi oss av Summa.

Nu ska du bestämma dig för i vilken kolumn du ska skriva det summerade beloppet. Här väljer du kolumnen Summa och därmed markerar du denna kryssruta.

Klicka på OK

För att ta bort delsummeringen måste du ställa markören i din lista, klicka på menyn Data, i gruppen disposition klickar du på Delsummor och där välja Ta bort alla .

Uppgift 7.6b

Delsummera nu så att du kan se medelvärdet per månad och region.

Använd fyllnadshandtaget för att fylla ut månaderna.

7.7 Konsolidering

Konsolidering innebär att du kan sammanställa värden från ett antal kalkylblad, eller arbetsböcker, med eller utan länkning. Du kan skapa sammanfattningar med summeringar, men även till exempel ange medelvärden eller antal värden.

Det finns två sätt att konsolidera data:

·         Efter Position, när uppgifterna i källområden är arrangerade i samma ordning och med samma etiketter. Källområdena kan till exempel vara skapade efter en och samma mall.

·         Efter Kategori, när uppgifterna i källområden inte är arrangerade i samma ordning, men med samma etiketter.

Konsolidera efter position

I exemplet finns tre avdelningar, vilka inhandlar block, pennor och pärmar. Nu ska inköpen sammanställas. Om du vill göra en sammanställning från flera arbetsböcker ska samtliga böcker först öppnas.

Konsolidering innebär att du kan sammanställa värden från ett antal kalkylblad, eller arbetsböcker, med eller utan länkning. Du kan skapa sammanfattningar med summeringar, men även till exempel ange medelvärden eller antal värden.

Det finns två sätt att konsolidera data:

·         Efter Position, när uppgifterna i källområden är arrangerade i samma ordning och med samma etiketter. Källområdena kan till exempel vara skapade efter en och samma mall.

·         Efter Kategori, när uppgifterna i källområden inte är arrangerade i samma ordning, men med samma etiketter.

I exemplet finns tre avdelningar, vilka inhandlar block, pennor och pärmar. Nu ska inköpen sammanställas. Om du vill göra en sammanställning från flera arbetsböcker ska samtliga böcker först öppnas.

 Behåll standardfunktionen Summa. Här kan du också välja mellan ett antal olika funktioner.  

·         Aktivera bladet med avd 1 och markera cellreferenser inkl. summor, dock EJ rubriker.

·         Klicka på knappen Lägg till

·         Upprepa för samtliga avdelningar

·         Klicka OK. I resultatcellerna finns värden, inte formler

3. Alla referensområden finns kvar, så klicka OK

 

 


Kapitel 8

Funktioner

Uppdaterad 2015-08-23
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Importera objekt till ett kalkylblad> <Klistra in länk> <Klistra in special> <3D referens> <Länka till Word>
<Dölja rader och kolumner> <Gruppering av blad> <Lösenord> <Skydda celler> <Villkorsstyrd formatering> <Verifiera data> <Fliken inställningar> <Fliken indatameddelande> <Fliken felmeddelande> <Granska formler> <Utvärdera en formel> <Bevakningsfönster> <Gå till special> <Disposition> <Vyer> <Ta fram en vy> <Dela och låsa fönster> <Illustrationer>
<Koppla dokument> <Om kopplingsinstruktioner> <Enskilda fält> <Skapa en mall> <Visa fliken utvecklare>
<Kort om makron> <Skapa ett makro> <Använda ett makro> <Lägga till ett makro>
<Skapa och spara alla makron i samma arbetsbok>

 

 

8.1 Importera objekt till ett kalkylblad

Med ett inbäddat objekt ändras inte information i målfilen om du ändrar källfilen. Du kan dubbelklicka på det inbäddade objektet om du vill öppna det i källprogrammet.

Med ett länkat objekt uppdateras information bara om du ändrar källfilen. Länkade data lagras i källfilen. I målfilen lagras bara var källfilen finns och en representation av länkade data visas. Använd länkade objekt om du vill hålla nere filstorleken.

8.2 Klistra in länk

Så här gör du för att skapa en länk mellan två eller flera olika blad inom samma arbetsbok med hjälp av Urklipp.

Tänk dig att du har tre blad med samma rubriker men med olika data. Du vill nu sammanställa dessa data till ett speciellt blad. Detta gör du med funktionen Klistra in Länk.

Det första vi ser till är vi har samma rubriker på det sammanställande bladet som på övriga blad.  Därefter kopierar vi det data i det första bladet som ska länkas in i det sammanställande bladet.

När detta är gjort förflyttar du dig in det sammanställande bladet. Ställer markören där du vill ha den kopierade data och klickar Startmenyn, Klistra in. Du får då upp nedanstående snabbmeny.

Här väljer du Klistra in special. I dialogrutan klickar du på Klistra in länk.

Uppgift 8.2a

Öppna arbetsboken som Regioner.


Vi ska nu skapa nedanstående kalkyl i Blad1 genom att länka in värdena från Bladen Malmö, Göteborg och Stockholm.

Detta går till så att du först skriver in de rubriker som du använda i Blad1. Därefter går du in i Bladet Malmö, markerar det aktuella området (B19:G19) och kopierar det. Därefter förflyttar du dig till Blad1, markerar cellen B7 och klickar på Klistra in i Startmenyn

Här klickar du på knappen Klistra in länk {Paste Link}. Nu upprepar du detta med Göteborg och Stockholm

Uppgift 8.2b

Skapa även ett diagram på den totala försäljningen för respektive månad för Malmö-kontoret

8.3 Klistra in special

Tänk dig att du har en prislista som du vill höja med 9%. Detta gör du med hjälp av Klistra in Special.

Uppgift 8.3a

Öppna arbetsbokenPrishöjning”. Du har en prislista och vill nu höja alla priser med 9 %. Du skriver då in 1,09 i en cell, kopierar denna, markerar alla celler som ska ändras. Därefter väljer du Klistra in, Klistra in Special och klickar på Multiplicera

Uppgift 8.3b

Ibland händer det att man har insett att man har skrivit data fel. Att det som står på radnivå ska var i kolumnnivå och vice versa.

Detta går att rätta till genom att transponera  data.

Öppna arbetsboken Sealink”.

  1.  Markera cellerna A4:N11

  2. Kopiera det markerade området.

  3. Markera cellen A15 och klicka på Klistra in, Klistra in special.

  4. Ställ markören där du ska ha den nya listan.

  5. Markera rutan och klicka på OK.

  6. Ta bort de rader som innehåller det markerade området och justera cellernas storlek på det transponerade området

Uppgift 8.3.c

Öppna och Transponera arbetsboken "Intäkter för stora bolaget". Lägg den nya layouten på ett nytt blad.

8.4 3D referens

Om du vill analysera data i samma cell eller cellområde i flera kalkylblad i arbetsboken, använder du en 3D-referens. En 3D-referens innehåller cell- eller områdesreferensen föregången av namnen på kalkylbladen. Alla kalkylblad som finns inom det bladintervall du anger i referensen används. Formeln =SUMMA(Blad2:Blad13!B5) lägger till alla värden från cell B5 i alla kalkylblad mellan (och inklusive) Blad 2 och Blad 13.

Du kan använda 3D-referenser för att referera till celler i andra blad, för att definiera namn och för att skapa formler med följande funktioner: SUMMA, MEDEL, AVERAGEA, ANTAL, ANTALV, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUKT, STDAV, STDEVA, STDAVP, STDEVPA, VARIANS, VARA, VARIANSP och VARPA.

Alltså, en referens som refererar till samma cell eller område på flera blad kallas 3D-referens.  Så här gör du:

  1. Klicka på cellen där du vill skriva funktionen.

  2. Skriv = (likhetstecken), skriv namnet på funktionen och sedan den inledande parentesen.

  3. Klicka på fliken för det första kalkylblad som ska refereras.

  4. Håll ned [Skift] och klicka på fliken för det sista kalkylblad som ska refereras.

  5. Markera cellen eller det cellområde som ska refereras.

  6. Gör färdigt formeln och tryck på [Enter]

Uppgift 8.4a

Öppna arbetsboken 3D-referens och summera cellerna A1 och A2 i samtliga blad och skriv svaret i cellen A5 på blad1.

8.5 Länka till Word

För att länka ett objekt till ett Word-dokument så kopierar du först objektet. Därefter skiftar du över till det aktuella Word-dokumentet och klickar på du Klistra in, Klistra in Special. Där markerar du knappen Klistra i länk och klickar på knappen OK.

Uppgift 8.5a

Öppna arbetsboken "Regioner". Länka området Malmö A1:G19 till ett tomt dokument i Word. 

Ändra nu i kalkylbladet "Malmö" så att värdet för Lök i januari blir 900 istället för 25.

Vad händer i kalkylbladet för sammanställning?

Vad händer i Word dokumentet?

8.6 Dölja rader och kolumner

Du kan vid behov dölja rader och kolumner i din arbetsbok. Detta gör du genom att klicka på menyn Start, gruppen Celler och verktyget Format. Du får du upp en snabbmeny och där under rubriken Synlighet ligger dölja och ta fram funktionen.

8.7 Gruppering av blad

Om du grupperar en grupp av olika blad, kan du skriva in en uppgift i första bladet och samma uppgifter kopieras in i de övriga grupperade bladen. Du kan också formatera och redigera alla bladen i samma grupp från ett blad i gruppen.

  1.  För att gruppera en mängd blad som ligger i en serie (intill varandra) markerar du det första bladet, håller nere [Shift] och klickar på det sista i serien.

    För att gruppera enstaka blad, håller du nere [Ctrl] och klickar på de blad som ska grupperas.

  2. När bladen är markerade kan du börja skriva in text på blad1

Uppgift 8.7a

Ta fram en ny arbetsbok.

Skapa nedanstående blad. Se till att det samtidigt skapas i blad ett till blad fem. Döp boken till Gruppering. Studera de andra bladen och se vad som har hänt.

 

8.8 Lösenord

För att skydda sina arbetsböcker kan man lägga in lösenord, dels för att öppna och dels för att kunna redigera i en arbetsbok. Kom ihåg, att om du blir av med lösenordet kan du inte öppna eller få tillgång till din information i arbetsboken.

Lösenord för att öppna en arbetsbok

Klicka på Office-knappen. För ner muspekaren till Spara som, Excel arbetsbok.  Längst ner till höger i dialogrutan Spara som finner du knappen Verktyg. Klicka på denna.

Här väljer du alternativet Allmänna alternativ.

Skriv ett lösenord i rutan Lösenord och klicka på OK

Bekräfta lösenordet.

Klicka på OK.

Uppgift 8.8a

Öppna en ny arbetsbok och lägg in ett lösenord för att öppna den.

Lösenord för att redigera ett kalkylblad

Klicka på menyn Granska, Gruppen ändringar, Skydda blad. Du får då ett antal alternativ att välja mellan. Markera de två första.

Med detta alternativ så kan du öppna arbetsboken och läsa informationen i bladet men inte gör några ändringar eller tillägg.

 

 

Skydda celler

Ibland kan det vara bra att kunna låsa vissa celler i ett kalkylblad som många ska arbeta i. Du kan t ex låta celler med formler vara låsta, samtidigt som du vill kunna mata in nya uppgifter i andra celler. Som standard är samtliga celler i en arbetsbok alltid låsta. Därför måste du först och främst låsa upp de celler som du vill kunna arbeta i. Detta gör du genom att markera de celler som ska var öppna.

Därefter högerklickar du på en cell och väljer du Formatera, Celler. Där väljer du fliken Skydd.

Nu måste du avmarkera rutan Låst. Detta gör du genom att klicka i rutan. När detta är klart klickar du på knappen OK.

För att aktivera låsningen väljer du menyn Granska, gruppen Ändringar. Väl där väljer du Skydda blad. Nu måste du ange ett lösenord samt bekräfta detta.

Uppgift 8.8c

Öppna en ny arbetsbok och se till att cellerna D5:G11 blir låsta för redigering

Villkorsstyrd formatering

Vill du att ett visst resultat ska markeras på ett speciellt sätt, kan du använda dig av villkorsstyrd formatering.

Detta innebär att t ex värdet formateras till fet stil och med röd text om resultatet blir större än X

Så här gör du:

Markera de eller den cell som är aktuell.

Klicka på menyn Start, gruppen Format, verktyget Villkorsstyrd formatering, här väljer du Ny regel. I dialogrutan Ny formateringsregel väljer du i vårt exempel det andra alternativet Formatera endast celler som innehåller.

Cellvärde. Innebär att du vill formatera markerad cell, baserat på cellens värde.

Mellan. Klicka på listpilen och välj det villkor som passar.

Blanka. I de nästkommande rutorna anger du parametrarna (värdena).

Formatera. Välj den formatering på texten du vill ha.

Ska du göra en cells värde i grön bakgrund  om resultatvärdet blir mellan än 499 och 1001 så ser det ut så här:

 

Ska du markera en cell med en viss färg om procenttalet är mindre än 50% så ser det ut så här.

 

Uppgift 8.9a

Öppna arbetsboken Majas Skor. Räkna ut Täckningsbidraget (skillnaden mellan intäkter och kostnader) samt Täckningsgraden uttryckt i procent. (Täckningsbidraget genom försäljning)

Formatering: Om täckningsgraden är mindre än eller lika med 50% så ska värdes skrivas i fet stil och cellen ska fyllas med röd färg.

8.10 Verifiera data 

Det är ofta av stor vikt att den information du skriver in är korrekt. Ibland vill man ha en standard text som alla förstår och då kan man använda sig av funktionen Verifiering. Med verifiering innebär att du har ett antal alternativ att välja på och därmed kan du inte själva skriva in egen text.

När du anger dataverifieringsvillkor för en cell kan du också låta Microsoft Excel visa ett meddelande innan eller efter det att användare skriver in data i cellen.

Du ska nu skapa nedanstående lista. Börja med att skriva in kolumn B under Blad1. Spara arbetsboken under namnet ”Åtgärdsprogram”.

Nu ställer du markeringen i C4. Klicka på menyn Data, Verifiering. I gruppen Dataverktyg väljer du verktyget Dataverifiering.

Fliken Inställningar

Under Tillåt väljer du Lista. Under Källa skriver du in nedanstående text:

Du skulle också kunna ange ditt sökord i ett särskilt blad, och i källan referera till det bladet.

Fliken Indatameddelande

Under fliken Indatameddelande kan du skriva en hjälptext.

Fliken Felmeddelande

Under Felmeddelanden kan du skriva in en felmeddelande text. Skriv in nedanstående felmeddelande:

Nu återstår den villkorliga formateringen. Se till att du får fet och röd text på "Ej påbörjat", fet och orange text på "Påbörjat" samt fet och grön text på "Klart". Detta gör du under Villkorsstyrd formatering.

 

8.11 Granska formler

Ibland vill man kontrollera sina cellreferenser. Det enklaste sättet är att dubbelklicka i cellen med formeln. Då kommer samtliga referensceller att bli markerade med olika färger.

Ett bättre sätt är att använda sig av funktionen Spåra.  Klicka på menyn Formler, gruppen Formelgranskning, verktygen Spåra över- eller underordnade.

Överordnade celler är celler som en formel i en annan cell refererar till. Om cell D10 exempelvis innehåller formeln =B5, är cell B5 överordnad i förhållande till cell D10.

Underordnade celler innehåller formler som refererar till andra celler. Om cell D10 exempelvis innehåller formeln =B5 är cell D10 underordnad i förhållande till cell B5.

Uppgift 8.11a

Öppna arbetsboken "Sammanställning". Kan du se vilka celler som cellerna C52 och N49 är underordnade till? Vilka celler använder cellen E14?

Utvärdera en formel

Även om en formel ser ut att vara korrekt skriven, kan du ha skrivit in funktionerna eller åtgärderna i en sådan ordning att du inte får det resultat du önskar. Att utvärdera en formel är som att använda sig av ett felsökningsprogram vid programmering. Med denna funktion kan du gå in och ur varje del i en formel och utvärdera den del du är intresserad av.

Du kan t.ex. ha nedanstående formel:

=OM(Medel(B2:B5)<50;Summa(C2:C5);0)

Formeln säger att om medelvärdet av cellerna B2 till B5 är mindre än 50, ska värdena i cellerna C2 till C5 summeras, i annat fall ska det skrivas en nolla.

Nu klickar du på Verktyg, formelgranskning och där väljer du alternativet Utvärdera formel. Nu visas formeln med det första uttrycket understruket.

Visa arbetsboken Nettopris, bladet Lösning-2, cellen E10,

Nu klickar vi på knappen Utvärdera

Nu ser vi att summan i cellen D10 är större än 30000.

Ett annat sätt att felsöka problem är att klicka på verktyget Visa formler.

Bevakningsfönster

Bevakningsfönstret kan vara bra att använda när du vill se hur en förändring av ett värde i en cell påverkar andra celler. Fönstret kan på samma sätt som verktygsfält placeras över, under eller på sidan av arbetsområdet i programfönstret.

Information om vilka celler som visas i bevakningsfönstret sparas tillsammans med arbetsboken. Samma celler som finns i bevakningsfönstret innan du stänger en arbetsbok finns där när du åter öppnar den. Det här förutsätter självklart att du sparade arbetsboken efter att cellerna infogats i bevakningsfönstret.

För att visa celler i ett bevakningsfönster klickar du på meny Formler, gruppen Formelgranskning, Bevakningsfönster.  

För att lägga till celler i bevakningsfönstret markerar du cellen/cellerna i kalkylbladet och klickar på knappen Lägg till bevakning.  Du kan också högerklicka på cellen och välja alternativet Lägg till bevakning.

För att ta bort celler från bevakningsfönstret markerar du cellen/cellerna i bevakningsfönstret och klickar på knappen Ta bort bevakning.

Uppgift 8.11.b

Öppna arbetsboken "Sammanställning".  Skapa ett bevakningsfönster med cellen N52. Ställ dig sedan på cellen B5 och ändra värdet till noll. Vad händer i bevakningsfönstret?

 

8.12 Gå till Special

Om du anger Ctrl + G får du fram dialogrutan Gå till special. Här kan du markera olika typer av celler. Du kan t ex markera samtliga celler som innehåller formler eller kommentarer.

Uppgift 8.12a

Öppna arbetsboken Gudar

Leta upp samtliga celler med kommentarer

Leta upp samtliga celler formler

8.13 Disposition

Du kan disponera data i en kalkyl för att skapa en sammanfattningsrapport, vilket innebär att du kan visa och dölja data. Detta är framförallt tillämpligt vid större rapporter som innehåller mycket siffror och som lätt blir oöverskådliga

När rader och kolumner ska grupperas i dispositionsnivåer används referenser till cellområden i direkt anslutning till den cell som innehåller formeln, främst områden ovanför och till vänster. Rader och kolumner grupperas efter den riktning referenserna har. Om referenserna pekar uppåt eller nedåt, grupperas raderna. Om referenserna pekar till vänster eller höger grupperas kolumnerna.

·         Öppna arbetsboken Årlig försäljningsrapport

För att skapa en disposition för Bilar markerar du raderna 4, 5 och 6. Klicka i menyn på Data, gruppen Disposition.  Där väljer du Gruppera.

Uppgift 8.13a

  • Disponera raderna för Bilar, Lastbilar och Bussar. Ta inte med Totalen.

  • Disponera samtliga rader utom raden för Total försäljning.

  • Skapa en disposition för januari, februari och mars. 

  • Skapa en disposition för april, maj och juni.

  • Skapa en disposition för juli, augusti och september.

  • Skapa en disposition för oktober, november och december.

  • Disponera samtliga kolumner utom Totalt för året.

För att ta bort en eller flera dispositioner markerar du dispositionen och klickar på Dela upp grupp.

8.14 Vyer

Ett alternativ till disposition är vyer. Där kan du ändra hur dina kalkylblad och arbetsböcker ska visas. Du kan definiera en uppsättning av särskilda visnings- och utskriftsinställningar och spara dessa som olika vyer. Sedan kan du växla till en sådan anpassad vy om du vill visa eller skriva ut arbetsboken på ett annat sätt. Du kan spara kolumnbredd, visningsalternativ, fönstrets storlek och position på skärmen.

Den anpassade vyn omfattar hela arbetsboken. Om du döljer en eller flera kolumner innan du lägger till en vy, döljs kolumnerna varje gång du visar vyn.

Innan du skapar en vy måste du ordna arbetsboken så att den ser ut på det sätt du vill att den ska visas på skärmen och skrivas ut på skrivaren.

Här kanske du måste dölja några rader eller kolumner. Detta gör du genom att

För att skapa en vy gör du först de ändringar som du vill. Därefter klickar du på menyn Visa, Arbetsbokvyer.

I menyn klickar du på Vyhanteraren

När du får fram Vyhanteraren klickar du på knappen Lägg till. Du får du fram dialogrutan Lägg till vy.

I denna ruta skriver du in namnet på första vyn och klickar på OK. Förslagsvis en komplett vy med samtliga kolumner. Därefter döljer du de kolumner som ska döljas och döper detta läge till en ny vy.

Ta fram en vy

För att visa en vy, tar du fram Vyhanteraren. Här väljer du den vy som du vill visa eller skriva ut.

Uppgift 8.14a

Öppna arbetsboken Årlig försäljningsrapport”. Tag bort samtliga dispositioner. Lägg in tre valfria Vyer.

 

8.15 Dela och låsa fönster

Om du vill att kolumnetiketter eller andra data fortfarande ska vara synliga när du flyttar i ett blad kan du "frysa" fönsterrutorna längst upp och till vänster. De frusna raderna och kolumnerna kan inte rullas utan är hela tiden synliga när du flyttar i resten av kalkylbladet.

För att dela och låsa ett fönster vertikalt, drar nu ner delningsmarkören till det ställe där du ska dela fönstret. Därefter väljer du menyn Visa, gruppen Fönster.

När du klickar på Lås fönsterrutor så får du fram tre val.

Uppgift 8.15a

Öppna arbetsboken Gudar”. Dela och lås fönstret mellan kolumnerna A och B. Förflytta dig nu mellan kolumnerna B och i sidled.

Ta bort delningen

Uppgift 8.15b

Öppna arbetsboken Gudar”. Dela och lås arbetsboken mellan raderna 1 och 2. Förflytta dig nu mellan raderna och studera vad som händer

Ta bort delningen

 

8.16 Illustrationer

I gruppen Illustrationer på fliken Infoga klickar du på Figurer. Du kan göra något av följande på fliken Format, som visas när du infogar en ritfigur:

·         Visa Bild och Figurer

 

8.17 Koppla dokument

Om kopplingsinstruktioner

Platshållarna, till exempel adress och hälsningsfras, kallas för kopplingsinstruktioner. Fälten i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.

  1. Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till i huvuddokumentet är platshållare för dessa kategorier.

  2. Raderna i en datafil representerar poster med information. En kopia av huvuddokumentet skapas för varje post när du utför dokumentkopplingen.

Genom att placera ett fält i huvuddokumentet anger du att en viss kategori med information, till exempel ett namn eller en adress, ska visas där.

Obs! När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omsluts namnet på instruktionen alltid med fortsättningstecken (« »). Dessa tecken visas inte i de kopplade dokumenten. De hjälper dig bara att särskilja instruktionerna i huvuddokumentet från vanlig text.

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i huvuddokumentet för att skapa det första kopplade dokumentet. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna för det andra kopplade dokumentet och så vidare.

Enskilda fält

Du kan infoga information från enskilda fält, t.ex. förnamn, telefonnummer eller ett kursnamn. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

 

1.       Klicka på menyn Utskick, gruppen Starta koppling av dokument, verktyget Starta koppling av dokument. Här väljer du alternativet Brev.

Har du inte skrivit någon text i brevet så gör du detta innan du går vidare.

2.       Klicka på Välj mottagare.

Har du ingen färdig lista så får du skapa en, annars väljer du Använd befintlig lista.

3.       Leta upp din lista och aktivera den.

Du har nu möjlighet att göra urval i listan genom att klicka på Redigera mottagarlista.

4.       Infoga fält på Infoga kopplingsinstruktion. Det finns två sätt att göra detta på. Det nästa är att klicka på den lilla pilen nere till höger.

 

5.       Förhandsgranska ditt resultat. Ersätter kopplingsfälten i dokumentet med verklig data. Du har också möjlighet bläddra fram och tillbaka bland dina kopplingar.

      6.       Klicka på Slutför och koppla för att statat utskrifen. Du har också möjlighet att redigera enskilda brev.

 

 

 

1.       Skapa arbetsboken med rubriker, formatering, förberedda summeringar och annat som du vill alltid ska ingå.

2.        Menyfliken Arkiv/Spara som.  Byt till Excel-mall (*xltx)

8.19 Kort om Makron

Ett makro är ett program som består av ett antal instruktioner som du vill att Excel ska utföra. Med hjälp av makron kan du automatisera arbetsuppgifter som du ofta upprepar.

Visa fliken Utvecklare

Klicka på fliken Arkiv, Alternativ, Anpassa menyfliksområdet

Markera kryssrutan Utvecklare under Anpassa menyfliksområdet och under Primära flikar.

Skapa ett makro

  1. Klicka på menyn Utvecklare, gruppen Kod, verktyget Spela in makro.

  2. Döp makrot. Namnet får inte innehålla mellanslag.

  3. Du kan koppla makrot till ett kortkommando.

  4. Ange vart du vill spara ditt makro. Observera att du inte kommer i konflikt med något annat kortkommando.

  5. Ange eventuellt en beskrivning av makrot.

  6. För att spela in makrot gör du alla de handgrepp och val du vill att makrot ska utföra. När du är klar med inspelningen klickar du på verktyget Stoppa inspelning.

 

När du stänger arbetsboken får du frågan om du ska spara makrot.

Knappen för relativa referenser är inte aktiverad som standard.

  • Absoluta referenser är bra när du vill utföra samma åtgärd på samma ställe i ett eller flera kalkylblad.

  • Relativa referenser är bra när du vill kunna utföra en åtgärd var som helst i ett kalkylblad.

Använda ett makro

1. Klicka på menyn Utvecklare, gruppen Kod, verktyget Makron

2. I dialogrutan Makron markerarkar du det makro som du vill köra. Därefter klickar du på knappen Kör  

Lägga till ett makro i snabbåtkomstfältet

  1. Klicka på pilen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst .

  2. Välj Fler kommandon

Markera önskat makro och klicka på knappen Lägg till
  1. Välj kommandon från: och markera Makron

  2. Markera önskat makro och klicka på knappen Lägg till

  1. Markera makrot i högerspalten och klicka på knappen Ändra

Välj en Passande Symbol, Klicka OK





Skapa och spara alla makron i samma arbetsbok

Om du har valt att spara dina makron i Arbetsboken Egna Makron (EGNA.XLSB) så måste du aktivera denna om du vill ta bort eller redigera ett makro. Detta gör du genom att klicka på menyn Visa, gruppen Fönster, verktyget Ta fram.

Efter ändringen måste du klicka på menyn Visa, gruppen Fönster, verktyget

 


Kapitel 10

Funktionskategorier - Formler

Uppdaterad 2015-07-09
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Funktionsguiden> <Finansformler> <Slutvärde> <Slutvärde - Framtida värden> <Ränta> <Betalning>
<Problemlösnong med målsökning> <Perioder> <Leta upp och referensformler> <Leta rad> <Leta upp> <Passa> <Index>
<Index med Passa> <Summa.OM> <OM och ELLER> <OM med ANTAL> <Summa.OMF> <Om med Letarad> <Avrunda> <ABS> <Vänster> <Sammanfoga> <Sortera på månad i stället för år> <Använda statistikfunktioner>

 

 

 

10.1 Funktionsguiden

Funktionsguiden hjälper dig att skapa en funktion utifrån dina förutsättningar. För att starta funktionsguiden, klickar du på listpilen sidan om knappen Autosumma.

 

I listrutan väljer du alternativet Fler funktioner.

Du har nu fått fram dialogrutan Infoga funktion.

Om du skriver in en fråga i dialogrutan visas en lista med möjliga funktioner som passar dina behov. Du kan t.ex. skriva in ”hur beräknar jag månatliga betalningar på ett lån?”. Då för du föreslagit att använda funktionerna BETALNING (där månadskostnaden för ett lån beräknas) eller funktionen PERIODER (där antal perioder för en investering ges).

Har du inte skrivit in någon fråga utan valt att under rubriken ”Eller välj en kategori” angivit ALLA eller en specifik kategori visas då i rutan Välj en funktion: de funktioner som är tillgängliga där du väljer en lämplig funktion.

Du har nu fått fram dialogrutan Funktionsagrument. Nu är det bara att ange de celler och värden som är inblandade i beräkningen.

10.2 Finans formler

Slutvärde

För att beräkna ett slutvärde på ett sparande eller en investering efter en viss tid och till en viss ränta, använder man sig av funktionen SLUTVÄRDE {FV}.

=SLUTVÄRDE(ränta;periodantal;betalning;nuvärde;typ)

ränta = aktuell månadsränta

periodantal = totala antalet inbetalningsperioder (månader)

betalning = inbetalning per månad. Skrivs som ett negativt tal.

Uppgift 10.2a

Öppna arbetsboken "Slutvärde"

·         Skriv en funktion som beräknar värdet av ditt sparande av 500 kr per månad till en årsränta av 1,60%. Du beräknar att ditt sparande ska ske under 25 år.

Slutvärde - Framtida värden

Uppgift 10.2b

Öppna arbetsboken "Framtida värden".  Skriv en funktion som beräknar hur stort ditt kapital är om 100 år om du sätter in en krona per år med en ränta på 4%.

Ränta

Om ditt kapital ska fördubblas under tio år, hur stor ränta måste du då få på ditt kapital? Vill du veta det, kan du använda dig av formeln RÄNTA {RATE}.  

=RÄNTA(periodantal;betalning;nuvärde;slutvärde;typ)

Periodantal = det totala antalet perioder
Betalning = den månadsvisa betalningen
Nuvärde = det aktuella nuvärdet
Slutvärde = saldot som man vill uppnå

Uppgift 10.2c

Öppna arbetsboken "Ränta". Skriv en funktion som beräknar hur stor ränta du måste få för att fördubbla ditt nuvarande kapital på 10 000 kronor utan att göra några extra insättningar.

Betalning

Bland samtliga finansfunktioner finns en som beräknar betalningsbeloppet för ett annuitetslån, BETALNING {PMT}vilket innebär att återbetalningsbeloppet är detsamma för varje period, men räntedelen minskar medan amorteringsdelen ökar.

=BETALNING(ränta;periodantal;nuvärde;slutvärde;typ)

Uppgift 10.2d

Öppna arbetsboken "Lånekostnad" bladet 10.2d. Räkna ut månadskostnaden samt den totala lånekostnaden. Använd dig av funktionsguiden  =BETALNING(B8/12;B9;B10)

 

Uppgift 10.2e

Du ska byta bil och har valt ut en som kostar 470 000 kronor. Du har blivit erbjuden 95 000 för din gamla och du har sparat ihop 45 000 till den nya bilen. Hur mycket måste du låna och hur mycket kommer det att kosta dig per månad om du tar lånet på fem år till en ränta på 3,50% per år?

Öppna arbetsboken "Billånekalkyl" och gör en beräkning. Använd dig av funktionsguiden.

Problemlösning med Målsökning

Använda Målsökning till att hitta ett resultat genom att justera ett indatavärde. Om du vet vilket resultat du vill att en formel ska returnera men inte är säker på vilket indatavärde som behövs för att resultatet ska returneras kan du använda funktionen Målsökning.

Funktionen ligger under menyn Data, gruppen Datautveckling, verktyget Konsekvensanalys, funktionen Målsökning.

Uppgift 10.2f

För att använda dig av målsökning gör de på följande sätt:

Öppna arbetsboken "Lånekostnad" bladet 10.2f

Du vill låna 1 200 000 kr till en ny villa. Med 5,5% ränta blir kvartalskostnaden 17 650 kr. Du har endast råd med 10 000 kr per kvartal. Hur stor ränta har du råd att betala?

Markera cellen som ska vara föremål för ändring, kallas för målcell. I vårt exempel är det B7. Klicka på Verktyg, Målsökning.

Målcell Celladressen till den formel som du vill få en bestämd lösning för.

Värde Värde som du önskar få fram

Justerbar cell Celladressen för den cell som ska förändra sitt värde, för att få fram det önskade resultatet.

När samtliga parametrar är inskrivna, klickar du på knappen OK. I vårt exempel har vi sagt att vi har råd att betala 10 000 kronor per kvartal. Räntan vi har råd att betala är 2,25%.

Uppgift 10.2g

Öppna arbetsboken Kaffeproblem. Ta reda på hur många koppar kaffe måste du sälja för att få ihop en omsättning på
200 000 kr?    

Uppgift 10.2h

Öppna arbetsboken "Lånekostnad" bladet 10.2h. Du ska nu ta reda på hur mycket du kan låna till en ränta på 5,50% och betala en kvartalssumma på 17 650 kr.

Uppgift 10.2i

Öppna arbetsboken Huskalkyl, bladet 10.2i. Där finns en huskalkyl som beräknar det belopp som ska betalas varje månad för lånet, beroende på lånebelopp, räntesats och period.

Nedanför kalkylen finner du också vilket hus du har råd att köpa.

Du ska nu göra en målsökning för att ta reda på vilket hus du kan köpa med en månadsbetalning på 7.000 kr.

Uppgift 10.2j

Aktivera bladet 10.2j. För att köpa hus C måste du låna 2 600 000 kr. Men du har endast råd med 7 000 kr i månadsbetalning. Vilken räntesats måste du få för att klara  av denna månadsbetalning? Lånetiden är 30 år. Godkänn INTE målsökningen!!

Uppgift 10.2k

Aktivera bladet 10.2k. Räntan blev -0,29. Ändra lånetiden till 50 år

Uppgift 10.2L

Aktivera bladet 10.2L. Ta reda på hur mycket föregående års utfall måste räknas upp med för att den totala budgeten för hela året och landet ska bli 22.500.000 kr.

Perioder

Istället för att låna ihop resterande belopp på 130 000 kronor, beslutar du dig för att spara ihop dessa pengar. Hur många år tar det för att få ihop 130 000 kronor med en sparränta på 3.25% och att du sparar 3 500 kronor per månad? Till detta använder du dig av funktionen Perioder {NPER}.

=PERIODER(ränta; betalning; nuvärde; slutvärde; typ)

Ränta  är räntan per period.

Betalning   är den betalning som görs varje period. Den kan inte ändras under annuitetsperioden. Typiskt för argumentet betalning är att det innehåller belopp och ränta men inga andra avgifter eller pålagor.

Nuvärde  är det nuvarande värdet eller det nuvarande värdet av summan av ett antal framtida betalningar.

Slutvärde   är det värde eller saldo som du vill uppnå när du har gjort den sista betalningen. Om slutvärde utelämnas antas argumentet vara 0 (det framtida värdet av ett lån är t ex 0).

Uppgift 10.2m

Öppna arbetsboken "Sparkalkyl till bil" och räkna ut hur lång tid det tar.

10.3 Leta upp och referensformler

Leta rad

En speciell kategori funktioner i Excel är de s.k. Leta upp- och referens funktionerna. Gemensamt för de alla är att de används för att hämta data från eller manipulera med områden bestående av flera celler.

Funktionen LETARAD {VLOOKUP} lämpar sig väl för att hämta data ur som man ska beräkna med, t ex i en lönelista

Uppgift 10.3a

·         Öppna arbetsboken "AB Löner".

Först ska vi räkna ut de sociala avgifterna i listan. Använd fyllnadshandtaget för att kopiera ned formlerna.

Nu ska vi räkna ut skatten i procent per person och här använder vi oss av funktionen LETARAD. Glöm inte att låsa cellerna.

 

=LETARAD(letauppvärdet;tabell;kolumnindex;ungefärlig)

letauppvärdet = D4 (lönen)

tabell = $B$22:$C$28 (skattetabellen)

kolumnindex = 2 (andra kolumnen i tabellen)

Nästa steg blir att räkna ut skatten i kronor och som sista steg är att räkna ut totalen, d.v.s. lön plus sociala avgifter.

Uppgift 10.3b

Öppna arbetsboken Artikelregister. Du ska nu infoga en funktion som automatiskt hämtar benämning och styckepriset ur listan när du skriver in ett artikelnummer.

Innan vi gör något så ska vi se till att markera området A1:C12. Klicka på namnrutan och döp området till Prislista.

Skriv in artikelnumret D1 i cell E2.

1.       Ställ nu markören i cell F2 och aktivera funktionsguiden.

Vi har nu fått fram tillhörande benämning. Nu ska vi ta fram försäljningspriset.

2.       Vi gör samma sak igen. Som kolumnindex väljer du kolumn 3

Letaupp

Det finns tvåolika typer; Vektorform och Matrisform

Använd Vektorformen när du vill ange området med värdena du vill matcha.

Använd Matrisformen av LETAUPP när värdena du vill matcha finns på matrisens första rad eller i dess första kolumn.

När du väljer funktionen Letaupp får du frågan vilken funktion du vill använda.

 Uppgift 10.3c

Öppna arbetsboken "Letaupp". Använd  funktionen Vektor

1.       Letar upp 4.19 i kolumn A och returnerar värdet från kolumn B i samma rad (orange).

2.       Letar upp 5.00 i kolumn A och returnerar värdet från kolumn B i samma rad (orange).

3.       Letar upp 7.66 i kolumn A, matchar det näst minsta värdet (6.39) och returnerar värdet från kolumn B som finns på samma rad (blå).

4.       Letar upp 0 i kolumn A och returnerar ett fel, eftersom 0 är mindre än det minsta värdet i letauppvektorn A2:A7 (#SAKNAS!).

 

Uppgift 10.3d                                                                                                        

Öppna arbetsboken "Letaupp", Uppgift 10.3d. Använd  funktionen Matris

1.       Letar upp "C" i matrisens första rad och returnerar värdet på den sista raden i samma kolumn (2)

2.       Letar upp "bump" på den första raden i matrisen och returnerar värdet i den sista kolumnen på samma rad (5).

Passa

För att kunna ta reda på om ett visst värde finns inom ett cellområde, och i så fall på vilken rad inom det aktuella cellområdet, använder man sig av funktionen PASSA {MATCH}. För att göra tvärtom, d v s för att ta reda på värdet i en bestämd cell i ett visst cellområde, använder man sig av funktionen INDEX . Använd dig av funktionsguiden för att skriva formeln.

Observera att funktionen PASSA kan bara ta det första värdet den träffar på.

=PASSA(letauppvärde;letauppvektor;typ)

Letauppvärde är värdet som du använder för att hitta värdet du vill ha i en tabell.

Letauppvektor är ett sammanhängande område med celler som innehåller möjliga sökvärden.

Typ

Resultat

-1

Letauppvektor måste vara sorterad i fallande ordning för att leta upp det minsta värde som är större än eller lika med letauppvärde

0

Letauppvektor behöver inte vara sorterade för att efter en exakt matchning med letauppvärde

1

Letauppvektor måste vara sorterad i stigande ordning för att leta efter det största värde som är mindre än eller lika med letauppvärde.

Uppgift 10.3e

Öppna arbetsboken "Passa". Skapa en formel så att du kan få reda på vilken rad artikelnummer 101-5 står? Använd dig av funktionen PASSA.

Index

Vill du göra tvärtom, d v s leta up på vilken rad vårt artikelnummer står på, använder vi oss av formeln INDEX.

Det finns två former av funktionen INDEX(): matris och referens. Matrisformen returnerar alltid ett värde eller en matris med värden, referensformen returnerar alltid en referens.

·                INDEX(matris;rad;kolumn) returnerar värdet i en viss cell eller en cellmatris inom en matris.

·                INDEX(ref;rad;kolumn;område) returnerar en referens till en viss cell eller till vissa celler inom en referens.

Funktionen vi ska använda oss av är Matris funktionen.

Uppgift 10.3f

Öppna arbetsboken "Index".

·        Skapa en formel så att du kan få reda på vad det står det i första kolumnen, andra raden?

Index med Passa

Vi ska i detta exempel arbeta med bägge samtidigt.

Uppgift 10.3g

Öppna arbetsboken ”Fråga med två villkor”. Se till att du får in kontobenämning och kostnadsställe benämning. Använd dig av både PASSA och INDEX.

10.4 Logiska formler

Om

Om {IF}funktionen returnerar ett värde om en sak är sant och ett annat värde om det är falskt. Det kan vara cellreferenser, namn, text eller ett tal som returneras. Om kan vara praktiskt att använda vid t ex om någon grupp eller företag ska ha rabatt om denne har beställt för mer än ett visst belopp.

Uppgift 10.4a Uppgift 1

Öppna arbetsboken "Nettopris". Formatera B-kolumnen till formatet st. Som du kanske lägger märke till så är B-kolumnen formaterad så att antalet slutar med förkortningen st. Detta gör du under Format, Anpassat. (Se även kap. 3.4)

·         Först ska vi räkna ut ordervärdet efter formateringen. Därefter Rabatter.

Om funktionen är uppbyggd enligt nedan:

=OM(logiskt_test;värde_om_sant;värde_om_falskt).

Uppgift 10.4a Uppgift 2

Ge kunderna 20% rabatt om hans bruttopris blir 30000 eller mer. Använd dig av OM-funktionen

Uppgift 10.4a Uppgift 3

Räkna ut nettopriset    =OM(D2>30000;"20%";"0%")

Uppgift 10.4a Uppgift 4

·         Ge kunderna 15% om orderingången >20 000 kr

·         Ge kunderna 16% om orderingången >25 000 kr

·         Ge kunderna 17% om orderingången >30 000 kr

·         Ge kunderna 18% om orderingången >35 000 kr

·         Ge kunderna 19% om orderingången >40 000 kr

Man har möjlighet att ha upp till sju OM parametrar

Uppgift 10.4b

Öppna arbetsboken "Försäljningsbonus". Beräkna de olika säljarnas försäljningssiffror. Beräkna också om de ska ha någon bonusresa till USA eller både USA och Australien.

Uppgift 10.4c

Öppna arbetsboken "Reskontra". Räkna antalet förseningsdagar, dröjsmålsränta samt att om dröjsmålsräntan är > 100 kronor så ska det skrivas "ja" under räntefaktura? Och ett "nej" om dröjsmålsräntan understiger 100 kr. Använd dig av fyllnadshandtaget.

Uppgift 10.4d

Öppna arbetsboken "Skolmat". Eleverna har gjort en enkät om skolmaten i sin skola. De har fått betygssätta maten enligt kriterierna; MVG, VG, G eller IG.

·         Sammanställ svaren. Använd dig av funktionen ANTAL.OM {COUNTIF}.

ANTAL.OM funktionen är uppbyggd enligt nedan:

=ANTAL.OM(område;vilkor).

Område = Det cellområde där du vill räkna icke tomma celler

Villkor =  Det du vill söka på. Kan bestå av tal eller text

Summa.OM

Du använder funktionen SUMMA.OM för att summera värdena i ett område som uppfyller villkor som du anger. Anta exempelvis att du i en kolumn som innehåller tal endast vill summera värden som är större än 5. Du kan då använda följande formel:

=SUMMA.OM(B2:B25,">5")

I det här exemplet används villkoret för samma värden som summeras. Om du vill kan du använda villkoret för ett område och summera motsvarande värden i ett annat område. Exempelvis summerar formeln = SUMMA.OM(B2:B5; "Jonas"; C2:C5) endast värdena i området C2:C5, där motsvarande celler i området B2:B5 är lika med "Jonas".

Uppgift 10.4e

Öppna arbetsboken "Summaom"

Arbetsboken nedan innehåller exempel på den här funktionen. Gå igenom exemplen, ändra befintliga formler eller skriv egna formler och lär dig hur funktionen fungerar.

·         Summera  försäljningen av alla livsmedel i kategorin ”Frukt ”
SUMMA.OM(A2:A7;"Frukt";C2:C7)

·         Summera försäljningen av alla livsmedel i kategorin "Grönsaker".
SUMMA.OM(A2:A7;"Grönsaker";C2:C7)

·         Summera försäljningen av alla livsmedel som slutar med "er" (tomater, apelsiner och morötter).
SUMMA.OM(B2:B7;"*er";C2:C7)

·         Summera försäljningen av alla livsmedel som ingen kategori har angetts för.
SUMMA.OM(A2:A7;"";C2:C7)

 

OM & ELLER

Uppgift 10.4f

Öppna arbetsboken "omelleroch"

 

OM med Antal

Hitta dubbletter i en lista

I ett kundregister och andra listor kan det finnas risk för att det blir dubbletter. Istället för att leta upp alla dessa manuellt, kan du leta upp dem med hjälp an en funktion.

För att få fram dubbletterna ska vi använda oss av en tom kolumn och infoga en formel som kommer att ge första förekomsten av ett namn värdet 0.

Alla dubbletter kommer att få värdet 1. Med hjälp av Autofiltret väljer vi sedan ut alla poster som har värdet 1 och tar bort dem.

Uppgift 10.4g

Öppna arbetsboken "Dubbletter". Listan nedan innehåller en del dubbletter, vilket vi inte kan acceptera. Tag reda på hur många dubbletter det finns, vika det är och tag bort dem genom att filtrera listan. dubbel

Här kommer vi in på en formel som har uppbyggnaden:

=OM(ANTAL.OM(område;villkor)logiskt test;värde om sant;värde om sant)

Först så måste du ange formeln för OM

Denna ser ut så här: = OM(ANTAL.OM(A$2:A2;A2) Därefter måste du komplettera med ANTAL.OM. Då kommer det att se ut så här: =OM(ANTAL.OM(A$2:A2;A2)>1;1;0)

Summa.OMF

SUMMA.OM-funktionen i versioner upp till Excel 2007 kunde bara ta ett villkor. SUMMA.OMF-funktionen i Excel 2010 kan ta emot hela 127 villkor.
I exemplet har vi en enkel databas.

·         Öppna arbetsboken "Summaomf"

Nu vill vi summera säljaren Linds klädförsäljning i Norrland.

=SUMMA.OMF(F3:F10;D3:D10;"Lind";C3:C10;"Norrland";E3:E10;"Kläder") 

Uppgift 10.4h

För hur mycket har säljaren Pettersson sålt böcker för i Stockholm?

Hur stor är den totala försäljningen under Januari?

Hur många är det som säljer kontorsmaterial i Skåne?

OM med LETARAD

Uppgift 10.4i

Öppna arbetsboken "Mattematikprov". I denna uppgift ska du utifrån några elevers resultat på ett matteprov, beräkna vilket betyg de får. 

Först måste du ta reda på om eleven har klarat sig, om inte ska vi skriva texten Underkänd i cellen under betyg, d v s att eleven har <10 poäng. Här ska du använda dig av funktionen OM {IF}.

Om eleven är godkänd, ska du ta reda på vilket betyg denne får, och här ska du använda dig av funktionen LETARAD {VLOOKUP}.

=OM(C4<10;"Underkänd";LETARAD(C4;G$9:H$11;2))

 

Uppgift 10.4j

Öppna arbetsboken Eller

Området A2:A4 Innehåller tre primära färger. I kolumn B har vi ett antal färger som vi vill utvärdera om dessa är primära.
Vi kan använda följande kapslade OM-Formel:

=OM(ELLER(B2=$A$2;B2=$A$3;B2=$A$4);"Primärg färg";"Inte primär färg")

 Men om alternativen i kolumn A ökar så blir det en väldigt komplex formel. Man kan istället göra en matrisformel som täcker området som ska utvärderas.

 ={OM(ELLER(B2=$A$2:$A$4);"Primär färg";"Inte primär färg")}

 Skriv in formeln utan klammerparenteser och bekräfta med Ctrl-Skift-Enter för att infoga klammerparenteserna

 

10.5 Mattematiska och trigonmetiska formler

Avrunda

Uppgift 10.5a

Öppna arbetsboken "Avrundningsövningar" och studera dem

 

Uppgift 10.5b

Öppna arbetsboken "Försäljningskalkyl". Skapa och beräkna rabatten. Gör även rabatten avkortad resp. avrundad till hela kronor samt även avrundat till hela 100-tals kronor. Använd dig av funktionerna: Döp cellen B3 där rabatten ligger till rabatt.  Utgå alltid från kolumn B.


·         AVKORTA(tal;decimaler) {TRUNC} Avkortar ett tal till ett heltal genom att ta bort decimaler.

Exempel

AVKORTA(23117,50; 0) ger resultatet 23117,50

AVKORTA(23117,50; 1) ger resultatet 23110,00

 

·         AVRUNDA(tal;decimaler) {ROUND} Avrundar ett tal till ett angivet antal decimaler.

Exempel

AVRUNDA(23117,50; 0) ger resultatet 23118,00

AVRUNDA(23117,50; -1) ger resultatet 23120,00

 

·         AVRUNDA.UPPÅT(tal;decimaler) {ROUNDUP} Avrundar ett tal uppåt från noll.

Exempel

AVRUNDA.UPPÅT(23117,50; 0) ger resultatet 23118,00

AVRUNDA.UPPÅT(23117,50; -1) ger resultatet 23120,00

AVRUNDA.UPPÅT(23117,50; -2) ger resultatet 23200,00

AVRUNDA.UPPÅT(23117,50; -3) ger resultatet 24000,00

 

·         AVRUNDA.NEDÅT(tal;decimaler) {ROUNDDOWN} Avrundar ett tal nedåt mot noll.

Exempel

AVRUNDA.NEDÅT(23117,50; 0) ger resultatet 23118,00

AVRUNDA.NEDÅT(23117,50; -1) ger resultatet 23110,00

AVRUNDA.NEDÅT(23117,50; -2) ger resultatet 23100,00

·         RUNDA.NER(tal;signifikans ) {FLOOR} Avrundar ett tal till närmaste multipel av signafikans.

Exempel

RUNDA.NER(23117,50;0) ger resultatet 23117

RUNDA.NER(23117,50;2) ger resultatet 23116

RUNDA.NER(23117,50;0,05) ger resultatet 23117,50

 

·         RUNDA.UPP(tal;signifikans ) {CEILING} Avrundar ett tal till närmaste multipel av signafikans.

Exempel

RUNDA.UPP(23117,50;0) ger resultatet 23118

RUNDA.UPP(23117,50;2) ger resultatet 23118,00

RUNDA.UPP(23117,50;0,05) ger resultatet 23117,50

ABS

Ibland händer det att ett negativt tal ska uppfattas som ett positivt tal. Detta gör du med hjälp av funktionen ABS. Dock kan du inte göra tvärtom, d v s positiva tal till negativa tal.

Exempel: 50 - 100 = -50

Genom att skriva =ABS(50-100) får man resultatet +50

ABS(2) ger resultatet 2

ABS(-2) ger resultatet 2

ABS(A2) ger -50 om cellen A2 innehåller +50. Naturligtvis kan du fortsätta  A2/-1

 

 

10.6 Textformler

Vänster

Ett företag har beslutat sig för att ge personalen en treställig kod som baserar sig på de tre första bokstäverna i efternamnet. Vi ska låta Excel sköta den tilldelningen via en formel som heter VÄNSTER {LEFT}.

Uppgift 10.6a

Öppna arbetsboken Namnförkortning".

 

I cellen B2 skriver du =VÄNSTER(A2;3)

 

Uppgift 10.6b

Ett företag har beslutat sig för att ge personalen en treställig kod som baserar sig på första bokstaven i förnamnet, första bokstaven i efternamnet samt sista bokstaven i efternamnet.

T ex: Per Eriksson blir då PEN

Vi ska låta Excel sköta den tilldelningen via en formel som heter SAMMANFOGA(VÄNSTER.X;Y) och HÖGER {LEFT &LEFT}

Öppna arbetsboken Namnförkortning2”.

VÄNSTER(B2;1)&VÄNSTER(A2;1)&HÖGER(A2;1)

Sammanfoga

Om du har skrivit in förnamn i en kolumn och efternamn i en annan kolumn och vill ha detta samlat i en kolumn använder du dig av funktionen Sammanfoga.

Uppgift 10.6d

Öppna arbetsboken "Sammanfoga". Sammanfoga kolumn A och B i kolumn C. Tänk på att du ska ha ett komma- och ett blankttecken mellan för- och efternamn.

Funktionen SAMMANFOGA kan också användas för att sammanfoga textdelar med värden. Du kan t ex skiva: Den totala försäljningen under 2001 blev 27043 kr och här länka värdet 27043 från en cell in i din text. Ändrar ditt resultat i din kalkyl, ändras också värdet i texten.

Funktionen ser ut så här:
=SAMMANFOGA("Den totala försäljningen under 2001 blev";"  ";H7;  "kr")

Uppgift 10.6e

Öppna arbetsboken ”Regioner”. Välj bladet Uppgift. I cellen B10 ska du ange en lämplig text där det totala försäljningsvärdet ingår.

Text med Månad - Sortera på månad istället för år

När du sorterar efter datum får du dem i kronologisk ordning efter årtal. Vill du sortera efter månad och dag får du göra enligt nedan. Skriv in nedanstående kalkyl och döp den till Sortera namn.

I kolumn C skriver du formeln: =TEXT(MÅNAD(B2);"0#") & TEXT(DAG(B2);"0#")


Vi har ni i C-kolumnen fått personernas födelsemånad och dag. Nu återstår att sortera listan efter kolumn C.

10.7 Statistikformler

 

Använda statistikfunktioner

Excel innehåller ca 80 olika statistiska funktioner. Dessa finner du under funktionskategorin Statistik. Vi ska här gå igenom de mest förekommande, nämligen:

MIN - Returnerar de minsta värdet ur en lista.

    =MIN(d2:d14)

MAX -Returnerar det högsta värdet ur en lista.

    =MAX=(d2:d14)

MEDEL -Returnerar det genomsnittliga värdet ur en lista.

    =MEDEL(d2:d14)

ANTAL -Räknar antal celler med tal ur en lista.

    =ANTAL(d2:d14)

ANTALV- Räknar icke-tomma celler ur en lista.

    =ANTALV(d2:d14)  Dvs celler med text och värde)

MINSTA  – Returnerar det n:te minsta värdet ur en datamängd. T.ex. det femte minsta talet.

    =MINSTA(d2:d14;n)

STÖRSTA  – Returnerar det n:te största värdet ur en datamängd. T.ex. det femte största talet.

    =STÖRSTA(d2:d14;n)

 

Uppgift 10.7a

Öppna arbetsboken Betyg. Använd de fyra statistikvärdena, MIN, MAX, MEDEL {AVERAGE} och ANTAL {COUNT} för att skapa en statistik över provresultaten. Räkna också fram hur många personer som finns i klassen.

Uppgift 10.7b

Öppna arbetsboken Bilmärken.  Räkna ut statistikuppgifterna.

 

Uppgift 10.7c

Öppna arbetsboken "Extra Statistikövningar"

 

 

 


Kapitel 11

Analysera Data

 

Uppdaterad 2015-09-19
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar

 

<Scenariohanteraren> <Analysera data med tabell> <Analysera data med Pivottabell> <Vad är en Pivottabell>
 <Skapa en första Pivottabell> <Skapa beräknade fält>

 

Scenariohanteraren

Ofta är det många variabler som påverkar beslut du ska ta. Många beslut i det verkliga livet berör också okända värden. Excel har ett verktyg med namnet Scenariohanteraren som du kan använda för att analysera komplicerade problem med upp till 32 variabler. Du når det genom att välja kommandot Scenarier på menyn Data, gruppen Konsekvensanalys, verktyget Scenariohanteraren.

Vi börjar med att förklara några begrepp. Du utgår alltid från en konsekvensmodell vilket är detsamma som ett kalkylark som innehåller flera variabler, t ex olika poster med intäkter och kostnader i en budget. Du kan själv manuellt ändra dessa poster och på så sätt få fram olika scenarier, d v s möjliga resultat. Du kan också definiera vissa variabler (poster) som justerbra celler och därefter låta Scenariohanteraren ta fram olika namngivna scenarier utifrån några olika förutsättningar. Du kan sedan växla mellan scenarierna med en klickning och skriva ut dem som en rapport med information om alla justerbara celler och resultatceller.

Använda pivottabeller för att analysera och sammanfatta scenarier skapade av olika användare.

Du ska nu göra en första analys med hjälp av Excels scenariohanterare. Du ska undersöka hur kostnaderna för din bilkörning under ett år förändras om förutsättningarna ändras på olika sätt.  Nedan ser du den kalkyl som du ska skapa.

Kostnad för bilkörning

Mil/år

3 000,00

Bensinpris i kr

13,50

Bensinförbrukning

0,90

36 450,00

Den innehåller antal körda mil per år, det aktuella bensinpriset samt hur mycket bensin din bil drar. Men nu vill du veta hur total kostnaden blir om bensin priset höjs eller sänkts.

Innan du börjar skapa ett scenario måste du döpa om cellerna med värden i. Detta för att kunna läsa sammanfattningsrapporten som du kommer att skapa. Du ska döpa dessa celler till samma namn som cellerna i A-kolumnen heter.

Nu är det dags att skapa ett scenario. Först klickar du på menyn Data, gruppen Dataverktyg, verktyget Konsekvensanalys. Där väljer du alternativet Scenariohanteraren.

Än så länge har du inte definierat några scenarier, alltså måste du lägga till ett. Klicka på knappen Lägg till. Under Scenarionamn skriver du in Nuvarande. (Det kan vara lämpligt att jämföra med dagens situation).

Nästa steg blir att välja vilka celler som är variabler, d v s förändringsbara. I ditt fall är det cellerna B3, B4 och B5. Klicka på knappen OK. Du får då fram det första sceneriet.

Nu kan du om du vill ställa in de värden du önskar. Eftersom det var ett scenario om nuvarande värden, så ändrar du inget utan klickar på knappen OK.

Du får du fram en förteckning på de scenarier du har skapat.

 

Nu vill du se vad som händer om bensinpriset ökas. Nu klickar du på knappen Lägg till. Gå igenom samma procedur som du gjorde nyss. Döp scenariot till Dyrare och klicka på OK.

Nu anger du ett bensin pris på 14,50 i dialogrutan Scenariovärden och klickar på OK. Gör samma sak igen och döp det ditt Billigare med ett bensinpris på 12.50.

När du har gjort detta klart är det dags att göra en sammanfattning. Klicka på knappen Sammanfattning. Här kan du välja mellan att visa resultatet som en sammanfattningsrapport eller som en pivottabell. Du väljer en sammanfattningsrapport.

Du måste nu välja din Resultatcell, vilket innebär den cell där du vill visa den totala kostnaden per år på de villkor som du har specificerat. I ditt fall B7. Nu klickar du på knappen OK.

Och så här blir sammanfattningsrapporten

Sammanfattningsrapport

 

 

 

 

 

Aktuella värden:

Nuvarande

Dyrare

Billigare

Justerbara celler:

 

 

 

 

 

Mil_per_år

3 000,00

3 000,00

3 000,00

3 000,00

 

Bensinpris

13,50

13,50

14,50

12,50

 

Förbrukning

0,90

0,90

0,90

0,90

Resultatceller:

 

 

 

 

 

Totalt

36 450,00

36 450,00

39 150,00

33 750,00

 

O B S!

Eftersom rapporten automatiskt inkluderar ursprungsvärdena i en spalt, kan du ta bort spalten Aktuella värden.

Väljer du pivottabell så ser ditt resultat ut så här:

Kostnad_för_bilkörning av

(Alla)

Radetiketter

Totalt

Billigare

33750

Dyrare

39150

Nuvarande

36450

 

 

Uppgift 11.1b

Öppna arbetsboken CD-R. Kalkylen som du får upp är en kostnadsberäkning för försäljning av CD-skivor. Du kan se vad din intäkt blir, vilka materialkostnaderna är o.s.v.  Du ska nu skapa tre Scenarier för ytterligare några CD-skivor, där du anger olika prisuppgifter och materialkostnader.

Döp Scenarierna till CD1, CD2 och CD3

Som justerbara celler anger du priset och materialkostnaderna. Det är de celler där du vill kunna påverka värden för att kunna jämföra de olika varianterna.

De värden som du ska använda dig av är:

CD1                     Pris: 500            Kostnad: 90
CD2                     Pris: 300            Kostnad: 60
CD3                     Pris: 400            Kostnad: 80

När du är klar stänger du Scenariohanteraren. Du ska ännu inte skapa någon sammanfattnings­rapport.

Klicka på Verktyg, Scenarier. Välj scenariot CD2 och klicka på knappen Visa. Vad händer nu med värdena i arbetsboken? Gör samma sak med CD1 och CD3.

Skapa nu en sammanfattningsrapport.

 

Uppgift 11.1c

Öppna arbetsboken ”Tryck”. I boken finns ett tryckeris valmöjligheter och kostnader för att trycka diverse broschyrmaterial. Du har nu som tryckare fått i uppgift av en kund att ta fram en broschyr. Gärna i fyrfärg. Priset får inte överstiga 6 000 kr. För att lösa uppgiften ska du till en början, skapa ett antal olika scenarier.

De 5 scenarier du ska skapa är:

A4 Lyx. Fyrfärg. 150 g papper. Limbindning.

A4 Standard: Fyrfärg. 150 g papper. Limbindning.

A5 Lyx. Fyrfärg. 150 g papper. Limbindning.

A5 Standard: Fyrfärg. 150 g papper. Limbindning.

A4 Trefärg: Trefärg. 150 g papper. Limbindning.

 

Uppgift 11.1d

Öppna arbetsboken Kaffeproblem. Du ska nu skapa tre scenarier. Den första för en normal dags kaffeförsäljning, det andra för en dålig dags försäljning och det tredje för en bra dags försäljning. Slutresultatet ska visas under rubriken ”Total omsättning:”. Använd av följande värden i dina beräkningar:

 

Bra dag

Dålig dag

Normal dag

Kaffe

175

75

125

Caffe Latte

25

100

175

Mocka kaffe

150

50

100

Målceller: D4, D8 och D12.

Klicka på knappen VISA i Scenariohanteraren för att se resultatet i kalkylen

 

Analysera data med tabell

Ett sätt att analysera kalkyler och formler är datatabeller. Vad du kan göra där är att skapa en serie av olika inputvärden till en formel och automatiskt få fram olika beräknade utfall.

Öppna arbetsboken "Lönsamhetsanalys".

Vi ska nu skapa en tabell för att beräkna olika TB för produkt A. Det första du måste göra är att skapa en lista med olika försäljningspris i multiplar av 10 kronor.

Nästa steg blir att hämta (inte skriva) det aktuella TB för produkt A som är 320 kronor. Länka in B7 till cell C10.

Eftersom listan och den sista länkningen kommer att bli våra rubriker, så gör vi dessa till fet stil.

Har du gjort allt rätt så ska listan se ut som nedan.

Nu ska du markera hela listan, d v s cellerna B10:C25. Klicka därefter på meny Data, gruppen Dataverktyg, verktyget Konsekvensanalys. Här väljer du Datatabell. Nu kan du välja mellan rad och kolumn.

Eftersom din lista är skriven i kolumnvis, väljer du kolumn. Vad är det då för inputvärden vi ska hämta? I din kolumn är det försäljningspriser för produkt A som ligger till rund för din analys och det värdet har du i cellen B4.

Klicka nu på OK.

 

Uppgift 11.2a

Analysera Produkt C och D, med valfria värden.

 

 

Analysera data med Pivottabell

Pivottabeller är ett mycket kraftfullt verktyg för att analysera data i Excel. Pivottabeller återkommer i så många olika applikationer för att de möjliggör flexibel och kraftfull dataanlys.

Vad är en Pivottabell?

Låt oss börja med att gå igenom vad det är som kännetecknar en vanlig tabell. En tabell består av rader och kolumner. Om man bygger vanliga tabeller enligt praxis så låter man varje kolumn bestå av en datatyp och varje rad beså av ett objekt.

Kolumner innehåller olika typer av data, nämligen Kolumndata (en datatyp) och Raddata (objekt).

En pivottabell baseras på en vanlig tabell, men i pivottabellen summerar man data baserat på det man väljer att visa som rader och kolumner:

Skapa en första Pivottabell

Uppgift 11.3a

Öppna arbetsboken ”Trädgård”. Ställ markören i kalkylen. Klicka på menyn Infoga, gruppen Tabeller, verktyget Pivottabell. Välj målcellen där du vill att övre vänstra hörnet av pivottabellen ska hamna eller välj placering på ett nytt blad. Klicka på OK.

 

 

Nu har vi skapat en pivottabell, men den visar ännu ingen datainformation.

 

Välj vilken datatyp du vill lägga i varje del av pivottabellen. Du kan till exempel välja att visa Säljare som rader, Produkter som kolumner och Försäljningsbelopp som celler. Detta betyder att vi visar summan av Försäljningsbelopp per Säljare och Produkt.

Du lägger in datatyper i fälten genom att dra och släppa (drag-and-drop) från listan med pivottabellfält till respektive del av pivottabellen.

 

I pivottabellen ser du att Anders har sålt bevattningssystem för 3000. Bakgrunden till den siffran är att Anders har sålt bevattningssystem i två rader i den ursprungliga, vanliga tabellen, för 1000, respektive 2000. Pivottabellen visar summan av den försäljningen i cellen där Anders-raden och bevattningssystem-kolumnen skär varandra. Pivottabeller visar alltid summor.

Skapa beräknade fält

Uppgift 11.3b

Du kan räkna ut nya datatyper i pivottabeller. Den här funktionaliteten heter beräknade fält. Du hittar beräknade fält under Pivotverktygen, Alternativ, guppen beräkningar, verktyget  Fält, objekt och uppsättningar. Här väljer du alternativet Beräknade fält.

Vi skapar ett beräknat fält som vi kallar för Vinst. Vi låter det vara Försäljningsbelopp – Kostnad. Pivottabellen räknar då ut summan av all försäljningsdata som hör till en cell, subtraherar summan av kostnaderna och räknar därmed ut summan av vinsten.

Uppgift 11.3c

Öppna arbetsboken ”Orderbok” och skapa en Pivottabell med ett diagram. Det ska se ut som nedan:

 

Problemlösaren

När du har problem som innehåller mer än en variabel måste du använda dig av tilläggs­programmet Problemlösaren. Med Problemlösaren kan du söka upp ett optimalt värde för en formel i en cell, kallad målcellen, i ett kalkylblad. Problemlösaren arbetar med en grupp celler som, antingen direkt eller indirekt, är kopplad till formeln i målcellen. Problemlösaren anpassar värdena i de ändringsceller du anger, kallade justerbara celler, så att de ger de resultat du angav med formeln i målcellen. Du kan använda begränsningar om du vill ange vilka värden som Problemlösaren ska kunna använda i modellen, och dessa begränsningar kan referera till andra celler som påverkar formeln i målcellen.

Om det inte finns under menyn Arkiv, Alternativ, Tillägg och markerar kryssrutan för problemlösaren i dialogrutan Tilläggsmakron.

Problemlösaren är ett bra komplement till Scenariohanteraren. Trots att det är utanför ramen för den här boken så ska vi gå igenom grunderna i hur du kan lösa och optimera ett flervariabelproblem.

Begränsningar är inte nödvändiga för alla problem, men du har tre begränsningar. Klicka nu på knappen Lägg till.

Den första begränsningen är att du bara kan sälja 500 koppar kaffe. Klicka på cellen G8 (cellen innehåller formeln för totala antalet koppar), klicka på <= i den mittersta listrutan, flytta markören till textrutan Begränsning och klicka på cellen G11.

Klicka nu på knappen Lägg till för att ange den första begränsningen, och påbörja den andra. Den andra begränsningen är att du inte kunde sälja mer än totalt 350 koppar café latte och mockakaffe per vecka. Placera nu markören i textrutan Cellreferens och klicka på cellen G7 (cellen innehåller summan av cellerna D9 och D13), klicka på <= i listrutan och klicka på cellen G12.

Klicka på knappen Lägg till och påbörja den tredje begränsningen, som är mockakaffet. Du kunde endast sälja 125 koppar av detta per vecka.  När du är klar klickar du på knappen OK.

Du har nu fått upp nedanstående bild.

Ditt problem är nu klart för analys av Problemlösaren. Klicka på knappen Lös för att beräkna fram ett resultat. Om problemlösaren får problem visas ett felmeddelande. Annars får du upp följande dialogruta.

Nu har din kalkyl ändrats. För att använda den nya lösningen markerar du radioknappen Behåll problemlösningen. 

 

Uppgift 11.4a

Du ska ta reda på hur mycket som måste spenderas på reklam för att maximera den totala vinsten för första kvartalet. Du vill maximera vinsten genom att ändra dina reklamkostnader.

Öppna arbetsboken Problemexempel, fliken Uppgift 11.4a.

Detta är en typisk marknadsförings modell som visar hur försäljningen, från en basnivå, ökar (kanske tack vare säljpersonalen), tillsammans med annonskostnaderna, medan marginalerna minskar. Resultatet blir att en reklamsatsning på 17 093 kronor ger en maximal vinst på 15 093 kronor.

Uppgift 11.4b

Öppna arbetsboken Problemexempel, fliken Uppgift 11.4b

Nu ska du lägga till en begränsning. Anta att du vill behålla den ursprungliga reklambudgeten på 40 000 kronor. Du ska då lägga till en begränsning att summan för reklam under hela året inte får överstiga 40 000 kronor.

Uppgift 11.4c

Öppna arbetsboken Problemexempel, fliken Uppgift 11.4c

När du använder Problemlösaren, kan du pröva lite olika parametrar för att komma fram till den bästa lösningen på ett problem.  Du kan till exempel ändra en begränsning för att se om resultatet blir bättre eller sämre än tidigare. Prova att ändra begränsningen.  Sätt maximal reklamkostnad till 50 000 kr och se vad som händer med den totala vinsten.

Den optimala lösningen enligt Problemlösaren ger då en total vinst på 74 817 kr.  Det är en förbättring med 3 370 kr från förra siffran som var 71 447 kr.  De flesta företag accepterar en ökad investering på 10 000 kr som ger en ökad vinst på 3 370 kr, en avkastning på 33,7%.  Denna lösning ger 4 889 kr mindre i vinst jämfört med exemplet utan begränsningar men du spenderar 39 706 kr mindre.

Målsökning

 

 

 


Kapitel 13

Mallar

Uppdaterad 2015-07-09
1. Att komma igång 2. Enkla operationer 4. Utskrift 5. Absoluta referenser 6. Diagram
7. Register 8. Funktioner 10. Funk.kat - Formler 11. Analysera Data 12. Mallar